February 28
Microsoft Excel, il foglio di calcolo offerto con tutte le versioni di Microsoft Office, può anche aiutare gli utenti a creare database. Excel rende questo compito possibile, fornendo funzioni per la definizione di tabelle del database, riempiendole di righe di dati, il recupero dei dati e cambiare in base alle esigenze. Chiunque può utilizzare queste operazioni per costruire e lavorare in modo efficace con i database in Excel.
Una tabella di database Excel è un insieme di colonne, la tavola semplice avente solo una colonna. Ad esempio, un database che contengono dati sulla storia dell'arte potrebbe avere una tabella con informazioni biografiche sugli artisti. La tabella di artisti potrebbe includere le colonne "Nome", "Cognome" e "stile". Per impostare una tabella come questa in Excel, devi digitare i campi appena citati nelle celle adiacenti.
È possibile inserire i dati nel tuo database di Excel semplicemente digitando direttamente nelle celle del foglio di calcolo. Nell'esempio con la tabella di artisti nel database di storia dell'arte, questa operazione potrebbe comportare digitando "Pablo" nella cella sotto il campo Nome, premendo il tasto "Tab" per passare alla cella successiva, quindi digitando "Picasso" nel "Cognome" campo. Questo metodo di immissione dei dati è soggetta a ortografico e altri errori, come ad esempio digitando nella cella sbagliata e distruggere i dati della cella. Per evitare questi problemi, Excel ha un certo numero di soluzioni. Uno di loro coinvolge utilizzando gli elenchi di valori validi da cui gli utenti i dati che entrano possono scegliere. È possibile creare tali liste con il comando "Convalida dati" di Excel, nella scheda "Dati".
Excel dispone di comandi che consentono di cercare e recuperare i record della tabella, che sono essenziali per il funzionamento di un database. È possibile eseguire queste operazioni in Excel in diversi modi. Uno dei più comuni è con il comando "Filter". Utilizzare questo comando cliccando con il mouse su una delle celle di una tabella, trascinando il mouse sopra le altre celle della tabella, l'esecuzione del comando "Filtro" e specificando quali record si desidera visualizzare. Per l'esempio di storia dell'arte, questo potrebbe significare il controllo solo per quei record che hanno un valore di "stile" di "cubismo". Questa azione sarebbe recuperare solo le informazioni relative opere d'arte con lo stile cubismo.
Excel non solo consente di immettere nuovi dati e recuperare i record esistenti da un database, permette anche di modificare i record esistenti. Il più semplice dei metodi per realizzare questo permette di fare clic all'interno di una cella e modificarne il contenuto. Come per immettere i nuovi dati, tuttavia, modifica dei dati esistenti è soggetta a errore dell'utente. forme personalizzate che mostrano un sottoinsieme di record e consentono agli utenti di modificare e aggiornare solo i record è un modo per attenuare questo problema. Un altro è quello di utilizzare il comando di Excel "validazione dei dati", che impedisce agli utenti di immettere dati che non soddisfa i criteri specifici.