Tecniche di comunicazione efficace e-mail

March 21

Tecniche di comunicazione efficace e-mail


E-mail offre un efficace mezzo di comunicazione, che consente di ricevere risposte rapide alle vostre domande o per notificare le persone, circa una riunione senza fare telefonate multiple. Ma e-mail può anche essere un nemico se usato male, che porta a malintesi, confusione e persino rabbia. Utilizzare tecniche di comunicazione e-mail efficaci per assicurarsi che i messaggi sono chiari e adatti per i vostri scopi.

Selezione usi appropriati

La posta elettronica è una buona opzione di comunicazione quando è necessario per ottenere un semplice messaggio di numerose persone in una sola volta, come ad esempio un promemoria ufficio. E 'anche utile quando si ha bisogno di mantenere una traccia scritta della vostra interazione con qualcuno o per inviare un documento per la loro revisione.

La University of North Carolina (UNC) presso Chapel Hill individua varie situazioni in cui e-mail non è la scelta migliore comunicazione. Non utilizzare e-mail se qualcuno ha bisogno di ricevere immediatamente le informazioni, dal momento che non si può essere sicuri di la prossima volta che la persona sarà controllare il suo account di posta elettronica. Evitare l'uso di e-mail per argomenti complessi, dal momento che questi discutere di persona può ridurre al minimo la confusione. Si dovrebbe anche saltare e-mail se una questione è altamente confidenziale, dal momento che il messaggio potrebbe essere accidentalmente inoltrato ad altri, e l'e-mail creerà un record tracciabile della conversazione.

Stabilire Scopo e aspettative

"Prova a riassumere ciò che si sta cercando di realizzare attraverso la comunicazione nel primo paragrafo", consiglia lo sviluppatore Web Joshua Riddle. Egli suggerisce anche spiegare chiaramente ciò che si desidera che il destinatario a fare in risposta alla e-mail, sia che si tratti di rispondere con alcune informazioni, completare un compito o semplicemente mantenere le informazioni in mente. Assicurati di allegare tutti i documenti o link il destinatario ha bisogno per completare l'azione desiderata.

Marketing Messaggi

Quando si utilizza e-mail a commercializzare un prodotto, sollecitare donazioni o mantenere sostenitori informati di una causa, fare attenzione a non inviare messaggi troppo frequentemente. "Attaccare con un programma di distribuzione di posta elettronica mensile o bimestrale, e provare a inviarlo alla stessa ora del giorno di volta in volta", consiglia Web-marketing ditta PracticeDock.

Assicurarsi che questi materiali contengono "notizie" reale e non sono solo rimasticare le informazioni precedentemente distribuita. Fornire un modo per i destinatari di cancellazione da comunicazioni future in modo non si rischia di allontanare definitivamente coloro che non vogliono ricevere aggiornamenti.

Se si sta creando una newsletter basato su HTML o pubblicità, inviare una copia di prova a se stessi in modo da poter verificare che osserva come ti aspettavi che quando arriva in una casella di posta. Includere collegamenti diretti alle pagine web che fanno riferimento a nel messaggio, consiglia consulente di marketing Jon chiglia. Egli suggerisce anche a personalizzare la mailing di massa, includendo il nome del destinatario nel pezzo di comunicazione.

altri suggerimenti

Dal momento che la maggior parte delle persone sono bombardati da e-mail e altre comunicazioni per tutta la giornata, mantenere il vostro breve messaggio per aumentare le probabilità che verrà letto per intero.

Utilizzare la funzione di controllo ortografico nel vostro programma di posta elettronica prima di inviare il messaggio. le parole errate possono portare la vostra credibilità e la conoscenza in discussione. Testare tutti i link che avete incluso per assicurarsi che funzionino. Se il tuo messaggio si riferisce ad un allegato, verificare che hai incluso e aprirlo per essere certi che è il file corretto.

Quando ricevere e-mail, rispondere a loro tempestivamente. Non utilizzare il "rispondi a tutti" funzione a meno che tutti gli altri destinatari veramente bisogno di leggere la tua risposta. Se avete intenzione di essere lontano dal tuo account di posta elettronica per più di un giorno, utilizzare una funzione di auto-responder per notificare automaticamente i mittenti della vostra assenza.


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