La possibilità di etichettare le email offre un modo dinamico per organizzare i messaggi. Il sistema di etichettatura è associato principalmente con Gmail, che li utilizza, invece di una gerarchia di cartelle tradizionali, ma si possono trovare anche in altre applicazioni e clienti come Outlook.com, che ha una funzione simile a Categorie etichette di Gmail. Se vale la pena il vostro tempo per etichettare tutte le e-mail dipende dal numero di messaggi ricevuti e come si desidera gestire la posta in arrivo.

Come Etichette lavoro

Le etichette consentono di classificare il tuo e-mail allo stesso modo che le cartelle fanno. È possibile impostare le etichette per la casa, il lavoro, le vacanze e le bollette, ma non ci sono regole dure e veloci, e come si configurano le etichette dipende da voi. Più etichette possono essere collegati a ciascun messaggio, e dopo che sono state applicate, possono essere utilizzati per ordinare rapidamente attraverso l'archivio di posta elettronica. In Gmail, è possibile utilizzare le etichette come parte dei criteri di ricerca, rendendo più facile concentrarsi su una particolare sezione del tuo archivio.

Vantaggi di etichettatura

Le etichette possono essere un grande strumento organizzativo, offrendo un modo flessibile di mantenere in cima di centinaia o migliaia di messaggi. Se hai bisogno di vedere le vostre comunicazioni più recenti con la vostra famiglia, per esempio, allora questo è semplice se si dispone di una etichetta "Famiglia" in atto - altrimenti avresti bisogno di tornare indietro attraverso i messaggi uno per uno. In Gmail, le etichette possono essere assegnate con colori particolari, che consente di scegliere i messaggi urgenti o importanti da una lunga lista di e-mail.

Svantaggi di etichettatura

A seconda del numero dei messaggi in entrata che hai, l'etichettatura può richiedere molto tempo. Se poi successivamente non utilizzare le etichette per la ricerca o l'ordinamento, lo sforzo iniziale per applicare le etichette - sia manualmente o con filtri - non vale la pena. Alcune e-mail potrebbero non essere facilmente si prestano a categorizzazione. Se si applica inavvertitamente l'etichetta sbagliata a un messaggio, non si può essere in grado di trovare di nuovo in un secondo momento. Se vi trovate a creare troppe etichette che sono troppo specifici, questo ostacola piuttosto che aiuta i tentativi di mantenere la casella di posta elettronica organizzata.

altre considerazioni

Se vale la pena l'applicazione di etichette per la posta elettronica dipende in gran parte la propria situazione e il volume dei messaggi che avete. La questione chiave è se il tempo necessario di applicare e gestire le etichette supera il tempo risparmiato utilizzando etichette come strumento per la ricerca e l'ordinamento. Se non avete mai gira per i messaggi meno recenti, si può prendere in considerazione le etichette per essere inutile; se si dispone di un enorme archivio pieno di informazioni cruciali in una varietà di categorie, allora le etichette possono essere di vitale importanza.