Il mantenimento di una grande mailing list può essere frustrante e noioso. Si deve assicurare di aver aggiornato le informazioni e di eliminare le persone che non vogliono essere disturbati con le vostre offerte e richieste. Poiché l'elenco è così grande, a volte si deve versare attraverso migliaia di voci per trovare ciò che serve. Ci sono alcune attività che si dovrebbe eseguire che vi aiuterà a gestire queste liste in modo più efficiente.

istruzione

1 Utilizzare un foglio di calcolo o in un database come Microsoft Excel o Access per mantenere la vostra lista. Questi programmi permettono di aggiungere un numero illimitato di voci e li salva in un file conveniente. È possibile aggiungere ed eliminare le righe, ordinare le informazioni e formattare il database a proprio piacimento. L'accesso può essere migliore, perché è possibile eseguire le procedure guidate di individuare e isolare i gruppi specifici di dati, come tutte le persone che sono da Idaho o tutte le persone con il cognome Smith.

2 Ordinare i nomi sulla vostra mailing list per prima il cognome, poi il nome e poi città e lo stato.

3 Sbarazzarsi di duplicati sulla vostra lista. Microsoft Access ha una funzione "Trova duplicati" per aiutarvi in ​​questo compito per grandi mailing list.

4 Lista "Inserito" come un ulteriore campo nel database mailing list in modo che saprete quanto tempo siete stato l'invio delle comunicazioni persona. Se qualcuno è stato in lista per più di un anno e non ha ordinato o risposto al tuo messaggio, rimuovere l'indirizzo di risparmiare le spese di spedizione e di stampa.

5 Utilizzare la funzione di ricerca globale per individuare le voci, piuttosto che scorrere manualmente attraverso tutti i vostri nomi.

6 Eliminare le persone che cancellarmi dalla lista immediatamente o mantengono un elenco aggiornato delle richieste di cancellazione, quindi eliminare le voci a destra prima di inviare la vostra prossima spedizione.

7 Dividere l'elenco di grandi dimensioni in liste più piccole in file separati in base ai precedenti comportamenti dei destinatari per essere più efficiente con i vostri mailing sforzi. Ad esempio, se si tratta di una campagna di direct-mail, separare le persone che hanno ordinato più volte, una volta o mai più. È quindi possibile elaborare comunicazioni diverse e offre per ogni gruppo.

Consigli e avvertenze

• Utilizzare lo strumento stampa unione di Microsoft Word per creare etichette di indirizzi per i clienti.
• Non ignorare la richiesta di un individuo di essere cancellato --- onorare i suoi desideri. Potrai ridurre i costi ed evitare lo sviluppo di una cattiva reputazione come un mailer spazzatura persistente. Un potenziale cliente, donatore o partecipante può diventare ancora più improbabile a proteggere la propria organizzazione se continua a ricevere la posta dopo l'annullamento dell'iscrizione.