Come creare una fattura con un foglio di calcolo

February 10

Come creare una fattura con un foglio di calcolo


Le aziende utilizzano una varietà di sistemi di contabilità di fatturare i loro clienti e clienti. Alcune aziende hanno preso per la creazione di fatture con i fogli di calcolo in modo che possano fornire informazioni più dettagliate su come la fattura rompe le accuse. Molti clienti e clienti apprezzano questo tipo di ripartizione dettagliata perché permette loro di monitorare le loro spese in modo più accurato. Un business non ha bisogno di software di contabilità specializzato per creare una fattura con un foglio di calcolo. Comunemente usati programmi software per computer forniscono gli strumenti necessari.

istruzione

1 Aprire un foglio di calcolo vuoto in Microsoft Excel o un altro programma simile.

2 Digitare i nomi dei campi che la fattura avrà bisogno nella prima riga del foglio di calcolo. campi consigliati per una fattura comprendono le voci "nomi in colonna A, le voci" descrizioni della colonna B, la quantità in colonna C, la data di acquisto nella colonna D, il prezzo per articolo nella colonna E e il prezzo totale nella colonna F.

3 Fare clic sul numero "1" per selezionare l'intera prima fila. Clicca su "B" sulla barra degli strumenti nella parte superiore del foglio di calcolo. Ciò grassetto i titoli di campo e un visualizzatore vedrà, in sintesi, che queste voci forniscono i titoli per i dati nel resto della colonna.

4 Fare clic sul numero "1" per selezionare l'intera prima fila. Fai clic su "finestra" sulla barra degli strumenti nella parte superiore del foglio di calcolo. Fai clic su "congelare" per congelare la prima fila di titoli dei campi. Come l'utente scorre verso il basso il foglio di calcolo e come aggiunge informazioni in righe successive, la prima riga con i titoli dei campi rimarrà sempre visibile per guidare l'utente.

5 Inserire le informazioni fattura nel foglio di calcolo. Ogni riga deve contenere informazioni su un acquisto o di tariffazione separata. L'utente foglio di calcolo deve porre ogni dettaglio di un acquisto o di carica nella colonna appropriata. Ad esempio, se un cliente ha acquistato sei sciarpe, tre grandi sciarpe per $ 2 ciascuno e tre piccole sciarpe per $ 1 ciascuno, l'acquisto richiederebbe due file sulla fattura foglio di calcolo. Su una riga, l'utente foglio indicherebbe che il cliente ha acquistato tre grandi sciarpe per $ 2 ciascuno, con la somma totale aggiungendo fino a $ 6. Sulla riga seguente, l'utente potrebbe indicare che il cliente ha acquistato tre piccole sciarpe per $ 1 ciascuno, con la somma totale di aggiungere fino a $ 3.

6 Presentare la fattura al cliente o cliente quando il fornitore si aspetta pagamento. Totale l'ultima colonna per arrivare alla somma totale per il pagamento. Per totale l'intera colonna, selezionare la prima cella vuota sotto l'elenco delle spese finali. Fare clic sull'icona Somma automatica (due triangoli aperti, uno sopra l'altro che si aprono a destra) e poi premere "Invio" per ricevere il totale finale.

Consigli e avvertenze

  • Ordina la colonna facendo clic sulla lettera sommità di una colonna per selezionare l'intera colonna, quindi clicca su "dati" sulla barra degli strumenti e poi "sort". Per esempio, se i dati sono stati inseriti nel foglio di calcolo in base alla data e il cliente vuole vedere i dati ordinati per tipo di acquisto, l'utente foglio di calcolo può ordinare i dati per mostrare alcuni tipi di acquisti o spese raggruppati insieme.
  • Filtrare il foglio di calcolo facendo clic sulla lettera sommità di una colonna per selezionare l'intera colonna, poi cliccando su "dati" sulla barra degli strumenti, e poi "filtro". Per esempio, se un cliente vuole vedere solo gli acquisti che ha fatto per le grandi sciarpe, l'utente avrebbe foglio di calcolo cliccare sulla lettera sopra il campo per "tipo di acquisto" per selezionare l'intera colonna. Avrebbe quindi fare clic su "dati", e quindi "auto-filtro." Verrà visualizzata la finestra di auto-filtro che mostra le voci nella colonna. L'utente dovrà cliccare su "grandi foulard" e tutte le informazioni ad eccezione delle grandi sciarpe acquisti saranno scomparire, lasciando solo le voci relative al sciarpe grandi acquisti per il cliente di esaminare.

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