Uno dei più potenti funzioni di un programma di database è la capacità di selezionare dati specifici enormi quantità di informazioni. Il metodo più comune per farlo in Microsoft Access è quello di utilizzare una query "select", che consente di raggruppare, contare o riassumere i dati specifici da una o più tabelle di database. Le query possono essere salvate e sia eseguito ancora una volta come le tabelle vengono aggiornate e rinfrescato, o esportati in diversi formati per l'analisi da parte di altri utenti.

istruzione

1 Aprire Microsoft Access. Fare clic sulla scheda "Crea" nella parte superiore dello schermo. Vai verso il lato destro della pagina e selezionare l'icona "Visualizzazione Struttura". Selezionare la tabella o le tabelle che si desidera eseguire una query facendo doppio clic sui loro nomi nella finestra di dialogo. Chiudere la finestra di dialogo.

2 Partecipa più di una tabella cliccando sul campo che è comune a entrambe le tabelle e trascinandolo verso l'altro o più tabelle. Fare doppio clic su ogni variabile che si desidera selezionare per la query. Sottoinsieme i risultati della query, limitando i dati, utilizzando la riga "criteri" nella griglia della query. Ad esempio, se la tabella include una colonna denominata "Stato" e si desidera solo i risultati in cui il campo di stato è uguale a "California," tipo "California" nella riga criteri.

3 Fare clic sull'icona "totali", rappresentato dal simbolo "Sigma" nell'angolo in alto a destra dello schermo. Una nuova riga "Totale" apparirà nella griglia della query. Usalo per gruppo, contare o ulteriori variabili sottoinsieme. È inoltre possibile utilizzare diverse funzioni matematiche, come somma, minimo, massimo, la divisione media o standard, su variabili numeriche.

4 Fare clic sull'icona "Esegui" nell'angolo in alto a sinistra, indicato come un punto esclamativo rosso. I risultati della query dovrebbe apparire. Salvare la query facendo clic sul pulsante "Office" nell'angolo in alto a sinistra e scegliendo "Salva". Un nome alla query salvata. È inoltre possibile salvare una query semplicemente alla sua chiusura; L'accesso vi chiederà se si desidera salvare la query. Fai clic su "Sì" e dargli un nome.

5 Modificare la query facendo clic destro sul nome nell'angolo inferiore destro del telaio "oggetti" sul lato sinistro del programma. Selezionare "Visualizzazione Struttura" e apportare le modifiche appropriate. Salvare la query dopo aver apportato le modifiche, sia utilizzando il pulsante "Office" o una finestra di dialogo che appare quando si tenta di chiudere la query senza aver salvato le modifiche.