Microsoft Access è un programma di database relazionale progettato specificamente per consentire di memorizzare ed identificare i dati su più tavoli. Si vorrebbe utilizzare Access invece di Excel per tenere traccia di formazione perché elimina informazioni ripetitive e consente di estrarre le informazioni insieme simile a rispondere a domande importanti, come "Chi ha avuto la formazione X?" Per tenere traccia di formazione con Microsoft Access, è necessario costruire un database.

istruzione

1 Creare una tabella tirocinante. Questa tabella vi mostrerà tutti coloro che hanno bisogno di avere una formazione. Ogni tirocinante sarà una voce, o una riga, in questa tabella con un numero tirocinante ID univoco. Tutte le informazioni aggiuntive necessarie per i vostri scopi deve essere aggiunto, come ad esempio le informazioni di contatto. Supponendo che tutti hanno bisogno la stessa formazione, è necessario creare campi per ogni corso di formazione necessario. In caso contrario, è necessario aggiungere un campo Tipo di formazione per ogni allievo e quindi creare una formazione separata tavolo necessario.

2 Creare una tabella di formazione o tabelle. È possibile creare una tabella che ha tutta la formazione potenziale con un ID di formazione come le informazioni essenziali e ulteriori circa che la formazione in altri campi. Se avrete diverse istanze della stessa formazione che si desidera identificare separatamente (il 101 classe aprile roba è sostanzialmente diverso rispetto alla classe maggio Stuff 101), vi sia bisogno di fare un campo ID aggiuntivo nella tabella di formazione per il tipo di formazione, oppure è possibile creare tabelle differenti per i diversi tipi, così si potrebbe avere una tabella di formazione roba 101 separato da Stuff 102.

3 Relate tirocinanti alla loro formazione con i rapporti. Senza relazioni, non si può dire che ha avuto quale formazione. Ci sono due modi per farlo. Relate gli ID di formazione delle tabelle di allenamento alla tabella tirocinante - questo significa che si sta seguendo la formazione essenzialmente controllando quando una persona completa la formazione. In alternativa, si riferiscono gli ID tirocinanti dalle tabelle tirocinante alle tabelle di allenamento; in questo caso, si sta seguendo la formazione da che completa ogni classe. Il secondo metodo sarebbe l'ideale se la formazione è fatto in gruppi e la presenza o passaggio viene registrato.

4 Utilizzare query e report. Dopo le tabelle e le relazioni sono identificati, è possibile creare query per vedere che i tirocinanti hanno completato una formazione particolare. È anche possibile vedere ciò che la formazione è restanti per un particolare tirocinante. I report possono essere basate fuori query per rendere queste informazioni più per la stampa.