Quando si organizza una squadra sul posto di lavoro è utile sapere che tutti fanno e quando lo stanno facendo. Monitoraggio orari di tutti aiuta con incontri, assegnando i progetti e le scadenze garantendo sono soddisfatte. È possibile impostare un diario di gruppo in Outlook per tenere traccia delle pianificazioni. Il diario di gruppo è uno strumento efficace per le squadre di lavoro, orari di ufficio e funzioni aziendali, e sono una funzione disponibile solo con Outlook sul server Microsoft Exchange.

istruzione

1 Aprire Outlook.

2 Fare clic sul menu "Azione" e selezionare "Visualizza pianificazioni di gruppo." Questo apre una finestra con un elenco di tutti i programmi di gruppo esistenti.

3 Selezionare uno dei gruppi o di creare un nuovo gruppo. La creazione di un nuovo gruppo apre una finestra. Assegnare un nome al gruppo e selezionare "OK".

4 Aggiungere membri al gruppo da una rubrica, una fonte di pubblico, come un annuario aziende o individualmente. I membri del gruppo al di fuori del server di Exchange interni possono essere aggiunti, se sono o su un Exchange Server e "condividere" il calendario o pubblicano i loro calendari a Internet, che è un'altra caratteristica di Outlook. Fare doppio clic su un nome o trascinare uno nel campo "A".

5 Controllare gli orari selezionando il menu "Azione" e scegliendo "pianificazioni vista del gruppo, mettendo in evidenza la pianificazione appropriata e facendo clic su" Apri ". Una finestra con il nome e la disponibilità apparirà ogni membro del gruppo.

6 Utilizzare la "nuova richiesta di riunione" per aprire una finestra di appuntamento. È inoltre possibile visualizzare le pianificazioni di gruppo quando si crea l'appuntamento. L'opzione di pianificazione sul nastro della richiesta di riunione apre il calendario di gruppo che mostra la disponibilità per un tempo comune appuntamento. Quando si invia la richiesta di riunione, è necessario solo inserire il nome del gruppo nel campo "A". Outlook popolerà automaticamente gli indirizzi email.

Consigli e avvertenze

• Una rete di computer di casa o una rete non-Exchange Server possono sovrapporre i calendari separati in Outlook 2007 e 2010 utilizzando "calendari condivisi."
• Utilizzando "calendari condivisi" piuttosto che "pianificazioni di gruppo" consente di calendari condivisi separati da visualizzare tutte le informazioni disponibili su appuntamento.
• I membri del gruppo devono tenere calendari di Outlook su Exchange Server, altrimenti il ​​sistema non può mostrare con precisione gli orari.
• appuntamenti personali e privati ​​devono essere controllati quando si crea l'oggetto su un calendario. A seconda delle opzioni di protezione di Exchange Server, tenendo il cursore su un blocco "provvisoria", "occupato" o "out-of-office" può mostrare dettagli del calendario.