importazioni QuickBooks dati da altri file QuickBooks e altri programmi di contabilità e fogli di calcolo utilizzando il formato Intuit Interchange, un file di testo che termina con la .iif estensione. Importazione di dati da altri account QuickBooks è abbastanza semplice, visto che il programma gestisce la formattazione. Intuit avverte, tuttavia, che la creazione di file IIF adattando i dati da un altro programma di foglio di calcolo o di contabilità è "tecnicamente complesso." L'azienda suggerisce che se non si dispone di una grande quantità di dati da importare, potrebbe essere più veloce e più facile da digitare i dati direttamente in QuickBooks.

Ciò che è possibile importare

È possibile utilizzare un file IIF per importare voci alle liste di QuickBooks, tra cui piano dei conti, gli elementi utilizzati nelle transazioni, fornitori, clienti e budget. È inoltre possibile importare le transazioni, come assegni, depositi, fatture, bollette fornitori, vendite per contanti, le stime e le voci generali di giornale.

limitazioni

file IFF importati non creano legami di transazione. Se un pagamento da un cliente è inclusa nella importazione, è necessario applicare manualmente il pagamento di una fattura aperta. Se stai usando QuickBooks con una licenza multi-utente, è necessario essere in modalità utente singolo per importare o esportare dati e necessario accedere come l'utente Admin. Non è possibile importare né esportare i dati del libro paga.

IIF intestazioni

Si prepara i dati per il trasferimento in un foglio di calcolo, ma salvare il programma come file di testo. Per essere letto facilmente da QuickBooks, modificare l'estensione del nome del file per .iif. Le punte di estensione fuori QuickBooks che il file contenente i dati da trasferire, ma ciò che rende il lavoro di file sono le intestazioni. Le intestazioni definire i campi specifici nel file di società. Le intestazioni dei file si trovano in fila con la prima parola chiave nella riga che inizia con un punto esclamativo. Una riga che inizia con "! TRNS" identifica una transazione per l'importazione. QuickBooks fornisce un elenco di intestazioni necessari per trasferire i dati in modo corretto. L'ortografia per ciascuna di queste intestazioni molto accurate per trasferire i dati di successo. QuickBooks fornisce un kit scaricabile importazione IIF che contiene un manuale di importazione, un elenco dei titoli delle colonne necessari per importare i dati e assaggiare i file IIF. I campioni mostrano la formattazione necessaria per creare un file IIF leggibile.

Backup prima dell'importazione

Il backup dei dati della vostra azienda prima di importare un file IIF. Se le importazioni di file con errori, è sempre possibile ripristinare il backup. La pratica è sempre in ordine al momento della prima creazione e l'importazione di file IIF. Utilizzare un file di società QuickBooks di esempio per importare un file IIF per vedere se i trasferimenti di file dati in modo corretto.