Un ufficio senza carta è quella in cui l'uso di carta ha sia stato eliminato o è minima (andare completamente senza carta di solito non è possibile o pratico). In un ufficio senza carta, i dati, i file e le informazioni vengono immagazzinate, recuperati e trattati elettronicamente. Diversi dispositivi elettronici vengono utilizzati per queste funzioni. Scanner sono utilizzati per convertire i documenti cartacei in formato elettronico. I documenti convertiti e file elettronici vengono memorizzati ed elaborati su computer e condivisi attraverso le reti. I documenti possono essere trasmessi elettronicamente tramite fax, e PDA sono utilizzati per l'accesso mobile ai documenti elettronici.

computer

I computer sono la spina dorsale di uffici senza carta. Le gestione dei documenti, gestione dei contenuti, il riconoscimento ottico dei caratteri, e-mail e altri sistemi necessari per eseguire un ufficio senza carta sono tutte le applicazioni software che girano su computer. uffici senza carta possono contenere diversi tipi di sistemi informatici per soddisfare le esigenze dell'organizzazione, che vanno dal personal computer e laptop stand-alone per i piccoli uffici o in casa alle grandi, complesse reti di server, workstation e dispositivi informatici per le imprese di maggiori dimensioni.

Scanner

La maggior parte degli uffici senza carta usano un sistema di gestione dei documenti per memorizzare i file elettronicamente. archivi cartacei vengono convertiti in file elettronici utilizzando uno scanner, che rende questo uno dei più importanti dispositivi elettronici in un ufficio senza carta. I documenti acquisiti o sono memorizzate come immagini o trasformato in file elettronici che utilizzano il software di riconoscimento ottico dei caratteri, che spesso viene fornito in bundle con lo scanner. Alcuni uffici utilizzano dispositivi multifunzione che servono come fotocopiatrici, scanner e fax - tutto in uno.

Fax

fax elettronici sono utilizzati in uffici senza carta per la trasmissione di copie elettroniche di file su linee telefoniche o reti e sono un buon modo per comunicare con gli uffici tradizionali. Il fax elettronico consente al destinatario di ottenere una copia cartacea di un file, se necessario. Una macchina fax elettronico è di solito collegato al sistema di gestione dei documenti per consentire l'ufficio senza carta di memorizzare facilmente documenti in entrata e in uscita.

Supporti di memorizzazione

uffici senza carta memorizzare la maggior parte dei propri file e dati in formato elettronico. Questo introduce il rischio, come i dati memorizzati elettronicamente possono essere persi o danneggiati attraverso guasto del dispositivo, sovratensioni elettriche, l'infezione da virus informatici o altri eventi catastrofici. I dati dovrebbero essere sottoposti a backup regolarmente. Supporti di memorizzazione - come hard disk, nastri magnetici di backup e unità a nastro - sono essenziali in un ufficio senza carta. Le copie di backup dei dati sul supporto di memorizzazione sono normalmente conservati fuori sede come misura di emergenza.