Come mantenere i sistemi di archiviazione elettronica & Hard Copy

March 20

Come mantenere i sistemi di archiviazione elettronica & Hard Copy


Un sistema di archiviazione è un metodo di organizzazione e degli allegati per la conservazione. Un armadietto o contenitore mantenuto contenente versioni cartaceo di documenti, mentre un sistema elettronico mantiene dati su un computer. Questi dati potrebbero essere messaggi di posta elettronica o documenti digitalizzato. Una volta che il sistema è impostato, è importante che esso rimanga, in modo che rimanga per informazioni aggiornate regolarmente aggiunto. Per mantenere il sistema, è necessario creare una procedura per l'utilizzo di entrambi i sistemi.

istruzione

Hard Copy Archiviazione

1 Etichettare ogni cartella, un file e cassetto o scatola. Il titolo dovrebbe includere il tema di documentazione, oltre alla data in cui il lavoro di ufficio inizia. Ad esempio, "Ricevute giugno 2010 - presente" o "risorse umane Cartella febbraio 2008."

2 Creare nuove cartelle, file e cassetti o scatole quando si dispone di una nuova categoria di documenti da salvare, o quando più vecchie cartelle, file e cassetti sono pieni. Utilizzare codifica a colori per distinguere tra anni o mesi.

3 Aggiungere nuovi documenti nella cartella o un cassetto più rilevanti. Mettere i documenti in cartelle a caso si rovina il sistema di archiviazione, come le informazioni saranno cercato nel posto sbagliato. Se gli ordini di sistema documenti in ordine alfabetico, continuare a utilizzare questo processo, invece di passare a un altro formato.

4 Rimuovere i vecchi, i documenti non necessari ogni anno. Come si continua a aggiungere i file, alcune informazioni saranno irrilevanti e obsoleto. Shred It e liberare spazio di archiviazione aggiuntivo.

Archiviazione elettronica

5 Creare cartelle o directory sul computer. Consolidare i dati su base regolare in modo che non diventi disorganizzato. Avere più unità di rete o cartelle multiple che contengono informazioni simili non è un modo efficiente di organizzare i dati.

6 Eseguire il backup dei dati regolarmente. Utilizzare i DVD, un drive USB, un disco rigido esterno o una società esterna per fare questo. Ciò protegge i dati da perdita.

7 Fissare i dati bloccando ogni file, garantendo l'accesso agli utenti delegati o l'aggiunta di una password quando si apre un file. Questo impedisce l'uso improprio dei dati, frode o accessi non autorizzati. In più si può essere sicuri che solo le persone che sanno come funziona il sistema lo usano.

8 Scrivi una procedura per l'utilizzo del sistema di archiviazione elettronica. Includere le istruzioni passo-passo su come trovare, di riferimento, catalogare e archiviare i dati, in modo che ogni utente è in funzione il sistema nello stesso modo. Tenerlo aggiornato se a perfezionare il sistema per evitare confusione tra gli utenti.

9 Rivedere il sistema di archiviazione ogni due anni. Controllare che funzioni bene - questo può essere definito da quanto sia efficace il deposito è, come è facile da trovare i dati, e come è organizzata. Inoltre, eliminare i file indesiderati e ridurre al minimo l'ingombro elettronica.

Consigli e avvertenze

  • Avere una giornata di formazione di gruppo per spiegare come funziona in modo che possa essere gestito e mantenuto quotidianamente ogni sistema di archiviazione.
  • Chiedi un feedback su come sviluppare il sistema di archiviazione in modo che sia più facile da usare e meglio organizzata.