October 31
document imaging è un processo in cui vengono creati e salvati su un computer utilizzando uno scanner di immagini digitali di documenti fisici. Uno scanner è un dispositivo simile a una fotocopiatrice che scansiona otticamente un'immagine, ad esempio una foto o documento scritto a mano, per creare una copia digitale. la scansione dei documenti può avere numerosi vantaggi potenziali oltre archiviazione dei documenti cartacei tradizionali.
Un vantaggio di scansione di documenti è che può consentire grandi volumi di dati da memorizzare in una piccola area. Fisicamente archiviazione e il recupero di documenti cartacei richiede una notevole quantità di tempo e fatica e richiede armadi che possono occupare intere stanze dedicate allo storage. Un disco rigido singolo computer in grado di memorizzare l'equivalente di centinaia di armadi vale la pena di documenti fisici come immagini digitali.
Un altro importante vantaggio di scansione di documenti è che consente informazioni da inviare ad altri rapidamente e facilmente. Un documento scansito può essere inviato ad altri in tutto il mondo quasi istantaneamente come allegato e-mail, mentre i documenti fisici possono richiedere giorni o settimane per spedire attraverso sistemi di posta e pacchi standard e può essere molto costoso.
Trovare documenti specifici in grandi armadi è ingombrante, e il tempo può essere sprecato alla ricerca di documenti che sono stati rimossi, che non sono mai stati depositati, o che sono stati identificato come spam. la scansione dei documenti permette di banche dati digitali di documenti che possono essere ricercati rapidamente basate su criteri quali parole chiave o documenti titoli. Questo può aumentare significativamente l'efficienza accesso ai dati e conducendo ricerche, e può consentire a più utenti di accedere alle stesse informazioni allo stesso tempo.
La scansione consente agli utenti di creare copie di backup dei documenti per prevenire la perdita di dati. La creazione di copie fisiche dei documenti richiede tempo, inchiostro o toner e carta, ma la creazione di copie di informazioni digitali è semplice come il collegamento di un disco rigido esterno a un computer e trascinando i file che si desidera copiare nella finestra del nuovo disco rigido. Anche i dispositivi di storage compatti come unità flash hanno il potenziale per contenere milioni di parole in documenti digitalizzati e possono consentire agli utenti di trasportare i documenti in una forma portatile e facile da usare.
Scansione di documenti consente agli utenti di integrare o modificare i documenti con i programmi per elaboratore come editor di immagini e programmi di elaborazione testi. Questo può consentire agli utenti di aggiungere commenti e note ai documenti senza modificare il documento originale: una nuova versione può essere salvato ogni cambio di orario o modifiche sono fatti.