April 8
Un PDF, o Portable Document Format, è un formato standard che consente alle persone di condividere documenti tra diversi computer e sistemi operativi. Un PDF avrà lo stesso aspetto in tutti i computer, anche quelli con diversi tipi di carattere o driver di stampa installati. Assemblaggio dei componenti di output per un report e la formattazione in formato PDF è facile da fare se si ha il software giusto.
1 Formattare il rapporto con il minor numero di pezzi separati della suite software Office possibile. Ad esempio, se si dispone di uno o due diapositive di PowerPoint, ma molte pagine di testo, è possibile inserire le diapositive in un documento Word o Publisher. Esportare ogni diapositiva come un file JPG, poi metterli su una pagina vuota nel documento di Word o Publisher. Copiare una tabella da Excel e metterlo in un documento Word o Publisher in un modo simile.
2 Pianificare l'intero documento. Decidere quali pagine andare dove, se hanno bisogno di numeri di pagina e l'orientamento di ogni pagina. Questo vi aiuterà a decidere quanti PDF file è necessario. Se avete bisogno di una tabella di contenuti, formato che verso l'inizio della prima Word o file di Publisher.
3 In ogni componente di Office che si utilizza, salvare l'output report come file PDF. In Access, Excel, PowerPoint e Word, farlo cliccando sul pulsante "Microsoft Office" nell'angolo in alto a sinistra (rotondo con un logo a colori). Selezionare "Salva con nome" dal menu e selezionare PDF. Digitare il nome del file e assicurarsi che il file viene salvato nella posizione che si preferisce. Se una parte del vostro rapporto è stato creato in InfoPath, OneNote o Publisher, cercare il "Pubblica come PDF" o "Esporta" opzione nel menu File e fare in modo di salvare il file come un tipo PDF.
4 Stampa ogni file PDF e disporre le pagine nell'ordine in cui si ha bisogno. Questo è un passaggio facoltativo, ma è sempre bene per stampare un file e correggere le bozze prima di salvare la copia finale e distribuire elettronicamente.
5 Utilizzare Adobe Acrobat per raggruppare i file PDF in un unico file. Se si dispone di Acrobat 9 o superiore, è possibile creare un gruppo di file che diventano un unico file PDF utilizzando la funzione portfolio PDF.
6 Stampa il documento utilizzando una stampante di alta qualità, di almeno 300 punti per pollice (dpi). Se si dispone di uno scanner a colori, è necessario stampare a colori, se si desidera che il file PDF per contenere il colore.
7 Montare le pagine del documento in ordine.
8 ScanToPDF Run (vedi link in Risorse per scaricare ScanToPDF). Fare clic sul pulsante "Scan" per eseguire la scansione delle pagine. Assicurarsi che le impostazioni di scansione sono impostate per almeno 300 dpi. Valori più alti si tradurrà in una migliore immagine, ma possono rallentare la scansione verso il basso troppo. Poiché la scansione delle pagine, appariranno come miniature sul lato sinistro della finestra dell'applicazione ScanToPDF.
9 Disporre le miniature nell'ordine desiderato, se non sono già nell'ordine corretto. Potete guardare versioni più grandi di ogni pagina per assicurarsi che ognuno è pulito e corretto, se si desidera.
10 Clicca su "Salva" per salvare il file PDF.