Come inserire campi unione in Word 2007

August 16

Come inserire campi unione in Word 2007


funzione di stampa unione di Microsoft Word è stato progettato per facilitare la creazione di documenti, come lettere tipo. Con stampa unione, è possibile collegare un documento Word a una fonte di dati come un foglio di calcolo Excel, e quindi utilizzare "campi unione" per estrarre automaticamente i dati da quel foglio e inserirla in più copie del documento. Questo permette di creare rapidamente una serie di documenti che utilizzano informazioni simili ma variabili, per esempio, nomi di clienti o gli importi di contribuzione.

istruzione

Collegare del documento Word per una fonte di dati

1 Scegliere la scheda "indirizzi" e fare clic su "Seleziona destinatari."

2 Fai clic su "Seleziona da contatti di Outlook" per richiamare le informazioni dalla rubrica di Outlook, o "Usa elenco esistente" per selezionare un file di database separato. È inoltre possibile fare clic su "Nuovo tipo List" per creare e salvare un database tramite Word rapidamente. Utilizza il modulo che appare per creare la vostra lista.

3 Fai clic su "Modifica elenco destinatari" dopo l'origine dati è collegata a apportare modifiche ai dati di Word tirerà dalla sorgente.

Inserisci campi unione

4 Selezionare la scheda "indirizzi" e fare clic su "Corrispondenza campi."

5 Utilizzare il menu a discesa accanto a ogni tipo di campo unione per selezionare un tipo di dati estratti dall'origine dati. Se stai usando un elenco contatti di Outlook, questi tipi di dati sarà probabilmente essere abbinate già. Se stai usando un foglio di calcolo di Excel o un altro file di database, sarà necessario per far combaciare ogni tipo di campo a una colonna. Fai clic su "OK" quando hai finito.

6 Fare clic su "Inserisci campo unione" nella scheda "Lettere", e selezionare quale campo che si desidera inserire. Ricordate che ogni campo è legata ad una particolare colonna di dati nell'origine dati. Il campo "Cognome", per esempio, può essere collegato ad una colonna dal titolo "Cognome". Il campo viene visualizzato nella posizione del cursore.

7 Fare clic su "Fine e unire" nella scheda "indirizzi" per modificare i documenti individuali all'interno il set o per stampare l'intero set. La finestra di dialogo "Stampa" consente di scegliere se stampare copie corrispondente solo ad una certa gamma di voci nella fonte di dati, o per l'intera sorgente.