Sia che si sta creando un opuscolo, manuale, report, newsletter o una brochure, ci sono alcune regole generali che si dovrebbe seguire quando si formatta un documento per la pubblicazione. Microsoft Word fornisce una serie di strumenti standard che possono aiutare a mestiere e pubblicare un documento professionale.

istruzione

1 Organizzare i contenuti in logiche, blocchi discreti di testo. Ciò è particolarmente utile se il formato di documento include le colonne o tabelle.

2 Identificare gli stili per ciascuna voce: titoli, titoli, titoli, sotto-intestazioni, corpo del testo, didascalie, tabelle, ecc considerare font design, come Arial o Times New Roman, dimensione del testo e gli eventuali effetti speciali come il grassetto, il corsivo o sottolineato ombra per i vari componenti. Un font più fondamentale di solito è meglio per il corpo del testo. Tuttavia, si dovrebbe esagerare contrasto quando si utilizza una combinazione di tipi di carattere. Se il testo è a colori, utilizzare lo stesso colore in tutto il documento.

3 Determinare il posizionamento dei titoli, titoli, didascalie e tabelle. Applicare le stesse regole per oggetti simili. Ad esempio, se la prima didascalia per una cifra inserita è in grassetto e centrato sotto la figura, fare in modo che le altre voci hanno lo stesso aspetto.

4 Formato elenchi puntati e numerati. Scegli proiettile e sub-proiettile stili e colori. Allo stesso modo, selezionare un approccio standard per eventuali elenchi numerati e contorni. schemi di numerazione possono includere cifre decimali, la numerazione di struttura, romani e / o numeri arabi o una combinazione di numeri e lettere. Mantenere i formati dei proiettili e il numero costante attraverso il documento. Non mescolare e abbinare.

5 Inserire la sezione e le interruzioni di linea a seconda dei casi. All'interno di ogni blocco di testo e in tutto il documento, assicurarsi che l'interlinea, allineamento, schede e rientro rimangono coerenti.

6 Applicare i bordi o ombreggiatura. Ad esempio, se si desidera creare un bordo per la copertina di una relazione o all'ombra della colonna o di una riga chiave di una tabella. Creare lo stesso aspetto grafico per oggetti come. Se la prima casella di testo del documento è delimitato da una doppia linea rossa a 3 punti e ha "verga d'oro" riempire, fare in modo che le altre caselle di testo hanno lo stesso aspetto.

7 Incollare o collegare qualsiasi grafica come foto, clip art, loghi o figure. Assicurarsi che grafici simili hanno la stessa forma, dimensione e posizionamento all'interno del corpo del documento. Ad esempio, se si dispone di una serie correlata di grafica, come serigrafie, Centro ciascuno di essi sulla pagina. Renderli tutti della stessa altezza e larghezza e mettere le didascalie sopra di loro. A seconda delle eventuali limitazioni dimensioni del documento, potrebbe essere necessario convertire i file in diversi formati di file, come ad esempio .jpg, .gif o .bmp.

Consigli e avvertenze

• stampare sempre e rivedere un progetto di versione finale prima di pubblicare ufficialmente il documento.
• Utilizzare Copia formato per copiare gli stili da un elemento all'altro.
• Utilizzare "Seleziona tutto" per applicare la formattazione a un blocco di testo.
• Considerare l'utilizzo di un modello per la coerenza e l'efficienza. Se un modello esistente non soddisfa la necessità, creare un modello basato sul nuovo documento per un utilizzo futuro.