In Microsoft Outlook, è possibile inviare richieste di riunione e pianificare riunioni con altre persone. È possibile pianificare un incontro indipendentemente dal fatto che si esegue Outlook con il programma Microsoft Exchange. Tuttavia, se non si dispone di Microsoft Exchange in esecuzione, voi e le persone invitate alla riunione necessario configurare le impostazioni di stato libero / occupato in Outlook per vedere l'un l'altro la disponibilità di calendario. Quando si invia una richiesta di riunione, i destinatari hanno la possibilità di accettare, accettare la vostra riunione come provvisorio, o in declino. Outlook salva automaticamente la richiesta di riunione ai calendari di ogni persona che ha accettato la richiesta di incontro, anche quelli che hanno accettato la riunione come provvisorio.

istruzione

1 Aprire Microsoft Office Outlook. Fai clic su "Go" nella barra dei menu in alto, quindi fare clic su "Calendario".

2 Fai clic su "Azioni" sulla barra dei menu in alto, quindi fare clic su "nuova richiesta di riunione." Outlook apre un - finestra di dialogo "Untitled appuntamento".

3 Fare clic sul pulsante "A". Outlook apre la finestra di dialogo "Seleziona partecipanti e risorse".

4 Digitare il nome di una persona che si desidera invitare alla riunione di "Tipo Nome o selezionare dalla lista" scatola, o scorrere l'elenco dei nomi nella lista "Nome", e fare clic sul nome del invitato. Fare clic su "richiesta", se la presenza di una persona è obbligatoria, o "opzionali" se la riunione può procedere senza l'invitato.

5 Ripetere il passaggio 4 per ogni persona che si desidera includere nel corso della riunione. Se avete bisogno di una risorsa per la riunione, come ad esempio una sala riunioni o conferenze linea telefonica, fare clic sulla risorsa dalla lista "Nomi", quindi su "Risorse".

6 Fai clic su "OK" dopo aver aggiunto tutti i partecipanti e le risorse per la richiesta di riunione.

7 Digitare un argomento per la riunione nella casella "Oggetto", come ad esempio "Riunione del personale."

8 Se è stato aggiunto una risorsa per la richiesta di riunione nella Fase 4, Outlook aggiungerà automaticamente la risorsa alla casella "posizione". In caso contrario, digitare un percorso per la riunione nella casella "posizione".

9 Fare clic sulla scheda "Programmazione". Rivedere la disponibilità dei partecipanti alla riunione futuri e le risorse sulla scheda "Pianificazione". Individuare e selezionare un blocco libero di tempo, mostrato in bianco, per la riunione. Fare clic sulla scheda "appuntamento".

10 Fare clic per selezionare la casella di controllo "Promemoria" se si desidera partecipanti alla riunione per ricevere una notifica di promemoria prima l'ora di inizio della riunione. Fare clic e selezionare la quantità di tempo prima della riunione che si desidera ricordare gli invitati della riunione si avvicina dal menu a discesa "Promemoria". Outlook seleziona un intervallo di tempo di 15 minuti per impostazione predefinita.

11 Aggiungere informazioni sulla riunione aggiuntive, come ad esempio un ordine del giorno, istruzioni, o incarichi, al corpo del messaggio.

12 Fai clic su "Invia". Outlook invia la richiesta di riunione alle persone che avete aggiunto alla nomina.

Consigli e avvertenze

• Fai clic su "Invia aggiornamento" se si modificano i dettagli della richiesta di incontro dopo aver inviato l'appuntamento ai partecipanti.
• Se si accede alla cassetta postale di Outlook da due computer diversi, l'eliminazione di una richiesta su un computer dopo aver accettato su un altro computer può provocare la riunione di sparire dal calendario. L'appuntamento può apparire ancora sui calendari delle persone invitate alla riunione.