Come utilizzare Outlook per pianificare Sale Conferenze

January 24

Come utilizzare Outlook per pianificare Sale Conferenze


In un ufficio occupato con più sale conferenze, può essere difficile tenere traccia di quali sale conferenze sono in uso in quale momento. Il calendario in Microsoft Outlook può essere utilizzato per programmare i vostri incontri, appuntamenti ed eventi e può essere utilizzato anche per eventi a livello di ufficio, come ad esempio la pianificazione per sale conferenze. È possibile configurare un calendario per pianificare tutte le sale conferenze, in modo personale può facilmente vedere la disponibilità di una sala conferenze per qualsiasi data e ora.

istruzione

1 Aprire Microsoft Outlook. Fai clic su "Calendario" sul pannello Preferiti. Right-click "Calendario" e selezionare "Nuovo calendario." Inserire un nome per il nuovo calendario, come ad esempio "Conference Room Schedule".

2 Fai clic su "Schedule Visualizza" nella interfaccia Ribbon. Pulsante destro del mouse nel calendario e selezionare "Nuovo appuntamento."

3 Fai clic su "Classificare" nella barra multifunzione e selezionare "Tutte le categorie". Evidenziare una categoria di colore e fare clic su "Rinomina". Inserire un nome per la categoria, come "Sala 1" o "Sala Conferenze Lobby". Rinominare ulteriori categorie di colori, uno per ogni sala conferenze. Fai clic su "OK".

4 Inserisci un meeting o un evento nella casella di testo Oggetto. Inserire il nome sala conferenze o il numero nella casella di testo Posizione. Introdurre il giorno e l'ora di inizio per l'uso della sala conferenze e il tempo di porre fine all'uso. Se è necessaria una sala conferenze per più giorni, è possibile modificare la data di fine pure.

5 Inserire i dettagli della riunione in programma nella sala conferenze nella finestra principale. Si potrebbe includere una descrizione della riunione e l'elenco dei partecipanti.

6 Fai clic su "Categoria" nella barra multifunzione e fare clic la sala conferenze dove si terrà la riunione. Questo codici di colore della riunione sul calendario e facilmente differenzia tra più sale conferenze in uso allo stesso tempo.

7 Fai clic su "Salva e chiudi" per chiudere l'evento sala conferenze e tornare al calendario.


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