i sistemi di controllo dei documenti sono usati per monitorare e controllare le revisioni di documenti e può essere trovato in una vasta gamma di applicazioni, tra cui software e legge. La progettazione di un sistema di controllo dei documenti dipende dal tipo di documento manipolato e le funzioni di controllo desiderati. Selezione di un'opzione di memorizzazione e un tipo di interfaccia utente sono anche parte del processo di progettazione di un sistema di controllo del documento.

istruzione

1 Determinare il tipo di documenti vostro sistema sarà la manipolazione. Questa è una parte fondamentale del progetto del sistema di controllo dei documenti. Avete intenzione di essere il controllo dei documenti di elaborazione testi, file di codice sorgente, file HTML o un altro tipo di file? Pensa al tipo di documenti è necessario controllare e se avrete bisogno di gestire più di un tipo di documento. Ad esempio, un sistema di controllo documento legale può aver bisogno di gestire documenti Word, file PDF, file di immagini, fogli di calcolo Excel ed eventualmente altri tipi di documenti.

2 Pianificare come gli utenti accedere al sistema di controllo dei documenti e che tipo di interfaccia utente è richiesto. Alcuni sistemi di controllo dei documenti funzionano come programmi autonomi con la propria interfaccia grafica, mentre altri sono accessibili come parte di un altro programma, come un add-on per Word. Si consiglia di avere un sistema che è accessibile su Internet attraverso un'interfaccia browser. Una volta che si decide su un tipo di interfaccia utente, è possibile impaginare i dettagli del design di interfaccia. L'interfaccia utente può includere una schermata di login in modo che il sistema è in grado di identificare l'utente che ha apportato modifiche a un documento.

3 Selezionare un sistema di storage. Il sistema di memorizzazione sarà guidare la progettazione del software che controlla l'immagazzinamento e il recupero dei documenti. Il sistema di storage potrebbe essere semplice come un disco rigido locale, o complesso come un sistema di cloud storage a cui si accede tramite Internet. Avrete bisogno di pianificare per la capacità di archiviazione in base al tipo di documento e il numero di documenti da controllare.

4 Decidere le funzioni di controllo di cui ha bisogno. La maggior parte dei sistemi di controllo dei documenti includono funzioni di base come il check-out, check-in, creare nuova revisione e confrontare le versioni. Ulteriori funzioni di controllo avanzate possono includere l'identificazione di un gruppo di documenti che vanno insieme come un set (ad esempio, una particolare versione della build per il software), che richiede l'approvazione per il check-in, più livelli di autorizzazione, ecc avranno anche bisogno di essere considerati nelle funzioni interne il vostro disegno. Ad esempio, sarà il vostro negozio di sistema di nuove revisioni come copie integrali del documento revisionato o si memorizzare solo il "delta" (o modifiche) tra le versioni e utilizzare una versione di base con i delta applicato per arrivare alla versione attuale? Una volta che avete le vostre caratteristiche di interfaccia utente e di controllo progettati, si è pronti per iniziare a costruire il sistema di controllo dei documenti.