Come creare e inviare fatture ricorrenti in QuickBooks

September 8

Se la fattura ai clienti frequenti su base ricorrente, potrebbe essere alla ricerca di un modo più automatizzato per gestire il lavoro di ufficio. QuickBooks consente di risparmiare tempo e carta quando si impara a impostare le fatture come operazioni memorizzate che possono essere inviati via e-mail.

istruzione

1 Creare una nuova fattura per il cliente facendo clic sul menu "Cliente" nella parte superiore dello schermo e poi scegliendo "creare fatture." Scegliere il cliente dall'elenco a discesa sotto il Cliente: la sezione lavoro del modulo e quindi premere il tasto "Tab" sulla tastiera. Compila la fattura con tutti i dati che saranno coerenti per ogni fattura. Se ci sono dati che variano da fattura per fattura, omettere per ora. Assicurarsi di selezionare l'opzione "Per essere inviati" nella parte in basso a sinistra della finestra.

2 Esamina la fattura per assicurarsi che tutti i dati siano corretti. Lasciare la fattura aperta e fare clic sul menu "Modifica" nella parte superiore dello schermo e poi cliccare su "Memorizzare fattura." Nella finestra Memorizza transazione, immettere un nome che sarà facilmente identificabile per la fattura corrente. Scegliere di essere ricordato per entrare nella fattura a intervalli regolari o fare clic sull'opzione "entra automaticamente" per programmare gli intervalli in cui si desidera QuickBooks per entrare automaticamente la fattura per voi. Fare clic sul pulsante "OK" per salvare le modifiche. Non è necessario salvare la fattura una volta che hai memorizzato la transazione. È possibile fare clic sul pulsante "Annulla" per chiudere la finestra "Crea fatture".

3 Fare clic sul menu "Elenchi" e quindi su "Operazioni memorizzate" per inserire o modificare i dettagli di una delle transazioni memorizzate manualmente.

4 Aggiornare il Customer Center con gli indirizzi email corretti per i vostri clienti facendo clic sul menu "Clienti", scegliendo "Customer Center," un doppio clic sul nome del cliente e inserendo l'indirizzo e-mail nello spazio "e-mail" in dotazione. Fai clic su "OK" per salvare le modifiche.

5 Fare clic sul menu "File" nella parte superiore dello schermo e quindi scegliere "Send Form" quando si è pronti a e-mail tutte le fatture con l'opzione "Per essere inviati via email" abilitato. Al "Selezionare Moduli di inviare" finestra, fare clic nella prima colonna per aggiungere un segno di spunta e selezionare i singoli moduli da inviare. In alternativa, fare clic sul pulsante "Seleziona tutto" sul lato destro della finestra per selezionare tutte le forme. Fare clic sul pulsante "Invia ora" per e-mail tutte le forme selezionate per i vostri clienti.