Se si lavora con un gran numero di documenti su base regolare, che stabilisce un archivio alla fine sarà essenziale. Avete una scelta tra la scansione dei documenti e l'utilizzo di archiviazione di carta.

Fattori convenienza

A breve termine, è più facile da archiviare semplicemente i documenti in una cartella. Pertanto, se le persone che hanno bisogno di vedere questi documenti non sono distribuiti geograficamente, la scansione documento può essere inutile.

Convenienza a lungo termine

Tuttavia, la scansione dei documenti li mette su un computer, e tali file può quindi essere inviato rapidamente a persone di tutto il mondo, o tali documenti può essere rapidamente recuperate sul caso per caso.

Considerazioni sui costi

D'altra parte, la conservazione della carta può essere più conveniente, se non si dispone di un sacco di carta da memorizzare. Un armadietto file è molto meno costoso di un file server in termini di costo iniziale e di mantenimento a lungo termine.

Sicurezza

Nel complesso, una scelta più prudente è quello di eseguire la scansione di almeno i documenti importanti e memorizzarli in remoto in modo da non perdere tali documenti in caso di incendio o furto.

Usando una combinazione

È inoltre possibile mantenere i documenti in un file CAB e quindi eseguire la scansione quando è necessario. Non è di solito necessario andare esclusivamente con un approccio.