February 24
Microsoft Word fornisce tutti gli strumenti necessari per creare un manuale utente dall'aspetto professionale. Mentre la qualità dei contenuti istruttivi è importante, il successo del manuale dipende in gran parte dal modo in cui si utilizzano gli strumenti di Word e quanto bene si prevede il documento prima del tempo.
Stili determinano l'aspetto di tutto il testo, quindi si deve decidere in anticipo cosa dimensione, il colore e il comportamento che si desidera per i font del Manuale d'istruzioni. E 'fondamentale che si esegue questa operazione prima di iniziare a scrivere, perché se si cambia idea in seguito di un particolare tipo di carattere, è sufficiente modificare lo stile di una volta, piuttosto che centinaia di pagine di testo. Essa aiuterà anche a creare il sommario in seguito. Microsoft Word è dotato di stili per alcuni dei documenti più comuni, ma per qualcosa di così ampia come il manuale d'uso, è necessario personalizzare i propri stili.
Aprire la scheda Home per trovare riquadro visibile Stili dal nastro. Fare clic con uno stile che è simile a quello che si desidera creare, come "Titolo" o "Titolo 1," e selezionare "Modifica". Rinominare lo stile utilizzando una convenzione di denominazione che mette tutti gli stili manuale utente insieme, come ad esempio "UM_Chapter." Modifica degli stili per soddisfare il vostro manuale. Selezionare l'opzione "Stile per paragrafo successivo," che è il tipo di carattere che si desidera riprendere dopo aver premuto "Enter". La maggior parte degli stili di intestazione, per esempio, sono seguiti da stili "paragrafo" "normale" o. Fai clic su "OK" per salvare il nuovo stile.
La prossima cosa da fare prima di aggiungere il contenuto è quello di personalizzare le intestazioni e piè di pagina per includere il nome del documento, la versione e il numero di pagina. Aprire la scheda Inserisci e selezionare Intestazione, Piè di pagina o il numero di pagina menu a discesa. Se non siete soddisfatti con le opzioni built-in, è possibile scaricare altri da Microsoft o è possibile fare clic su "Modifica ..." per personalizzare. Inizia la numerazione delle pagine al Capitolo 1. Ciò mantiene la numerazione con il contenuto effettivo e ignora la copertina e sommario.
Per un manuale non tecnica uso generale, si usa titoli dei capitoli che progrediscono con l'utente. Un giocattolo potrebbe avere un primo capitolo intitolato "Montaggio del prodotto", seguito da un capitolo intitolato "Uso del prodotto." Quando si scrive un manuale tecnico, tuttavia, la convenzione per i capitoli è tipicamente di utilizzare la numerazione delineato. La ragione di questo è che gli ingegneri fanno spesso riferimento di nuovo alla documentazione di un prodotto, ed è più facile dire a squadre "Sto seguendo il capitolo 4.2 specifiche" di avere caccia tutti per la localizzazione delle specifiche. Indipendentemente dal fatto che si utilizzano i titoli dei capitoli o numerazione delineato per ogni capitolo, sempre installare questo come uno stile e mai formattare ogni capitolo singolarmente.
Quando si è pronti per aggiungere contenuti al manuale, selezionare uno dei vostri stili personalizzati e iniziare a digitare. Un layout manuale capitolo tipico utente dovrebbe contenere un titolo di capitolo, seguita da un'introduzione capitolo e poi per sezioni e sottosezioni.
Utilizzare un ritorno alla fine di un capitolo. Un ritorno difficile per la maggior parte dei computer Windows si ottiene premendo il tasto "Ctrl Enter". Ciò assicura che ogni capitolo inizia in una nuova pagina.
Le migliori manuali d'uso sono creati con un saldo di testi, riferimenti e ausili visivi. È possibile aggiungere note laterali e altri riferimenti di supporto con l'inserimento di note di chiusura o note. Note di chiusura sono note che si verificano alla fine di un capitolo e le note appaiono nella parte inferiore della pagina di riferimento. Posizionare il cursore dove si desidera che il segno di riferimento. Aprire la scheda Riferimenti e fare clic su "Inserisci nota di chiusura" o "Inserisci nota."
L'aggiunta di immagini per il manuale d'uso può essere difficile in MS Word a causa del modo in cui si avvolge il testo. I due modi migliori per controllare le immagini sono a uno collocare l'immagine su una nuova linea di per sé o per creare una tabella invisibile e posizionare l'immagine all'interno di esso. Utilizzando un tavolo funziona bene quando si desidera inserire l'immagine sul lato destro della pagina e non preoccuparsi dei problemi di testo di avvolgimento.
Un indice al termine di un manuale utente aiuta gli utenti guardano contenuti per parole. Per creare un indice in MS Word 2007 o successivo, aprire la scheda Riferimenti. Selezionare il testo da indicizzare, e clicca su "Segna voce." Mark altre parole chiave in tutto il documento. Quando si è fatto selezione del testo, posizionare il cursore in cui si desidera inserire l'indice e fare clic su "Inserisci Index".
Quando si aggiunge tutti i tuoi contenuti, è il momento di creare la tabella dei contenuti. Posizionare il cursore dove si desidera inserire il sommario. Assicurarsi che questa è una nuova pagina di pulito, senza altri contenuti su di esso. Dalla scheda Riferimenti, fai clic su "Table of Contents" e selezionare uno dei layout incorporati che si basano su gli stili selezionati.
Una volta che avete voi stessi un manuale perfetto, convertirlo in formato PDF. Questo è opzionale, ma altamente raccomandato. Uno degli svantaggi di usare MS Word per documenti di grandi dimensioni anziché utilizzare software di pubblicazione è la sua tendenza a comportarsi male se condividono. stili dei vostri lettori possono essere impostato in modo diverso o possono avere una diversa versione di Word. PDF è essenzialmente una fotografia istantanea del vostro manuale. Esso consente ai lettori di fare commenti, ma lascia intatto il documento. Selezionare "File" e "Salva con nome", e selezionare PDF come tipo di file.