Outlook mantiene i dati memorizzati in una cartella dati personali chiamato PST. Questa cartella contiene i messaggi di posta elettronica, calendario, attività e contatti. Archiviare le cartelle informazioni personali quando un progetto è completato o quando avete bisogno di spazio nella vostra cartella di Outlook. Archiviare, almeno una volta all'anno. Questo eliminerà i vecchi messaggi di posta elettronica dalla cartella dati personali e mantenere la dimensione della cartella di Outlook ragionevoli. Etichettare le cartelle di archivio con l'anno o il nome del progetto in modo da poter tenere traccia delle informazioni memorizzate nella cartella archivio.

istruzione

1 Aprire Outlook 2007 e selezionare "File" sulla barra dei menu. Selezionare "Archivio". Verrà visualizzata la finestra di dialogo Archivia. Fare clic sulla cartella che si prevede di archiviare. Selezionare "Archiviare questa cartella e tutte le sottocartelle" opzione. Specificare una data per l'archivio nella sezione "articoli archivio di età superiore" sezione. Fare clic sul campo a discesa per scegliere la data dal calendario. Questa data si sposterà tutti gli elementi in quella cartella per la nuova cartella di archivio.

2 Specificare un file di archivio nella zona "Archivio file". Digitare un nome descrittivo per l'archivio. Includere l'anno o il nome del progetto che si sta archiviando. Sfoglia il computer e selezionare una posizione per la cartella dati personali dell'archivio. Fai clic su "OK" una volta trovato la posizione e "OK" per confermare questo archivio.

3 Visualizza il processo di archiviazione in basso a destra della finestra di Outlook. Si vedrà la parola "archiviazione", come si muove Outlook le e-mail nella cartella di archivio. Quando l'archiviazione è fatto, la notifica scomparirà dal basso a destra. Verificare l'archiviazione è avvenuta controllando le cartelle di Outlook. Vedrete che le email che soddisfano i criteri di data e anziani sono stati spostati e non sono più in questa cartella dati personali corrente.