Una lettera è una lettera digitato in Microsoft Word che è alimentato le informazioni da un database collegato. Questo tipo di lettera rende possibile comporre, stampare e inviare la stessa lettera ad un gruppo di vari destinatari. È possibile utilizzare Microsoft Excel con Word per creare la tua lettera modulo. I dati si trova in Excel, mentre si creano e Artigianato le parole che compongono la vostra lettera in Word.

istruzione

1 Inserisci i tuoi dati in Microsoft Excel. Mettere ogni pezzo di dati nella propria colonna appositamente nominato. Per esempio, per una lettera molto probabilmente salvare un elenco di nomi e indirizzi postali, quindi il nome delle colonne "Nome", "Cognome", "Indirizzo 1," Indirizzo 2 "," City "," Stato, "e" CAP ". Aggiungere colonne come si vede in forma. Inserire i dati corrispondenti per ogni persona sulla vostra lista.

2 Salvare e chiudere il file di Microsoft Excel quando hai finito di aggiungere dati. Vai a Microsoft Word.

3 Fare clic su "indirizzi" o "Strumenti" nel menu principale in Word (a seconda della versione). Selezionare "Inizia stampa unione."

4 Scegliere "Lettere" dalla lista di opzioni.

5 Componi la tua lettera (chiamato anche il "Documento principale") nel documento vuoto che avete aperto. Per formattare la tua lettera in uno stile formale, inserire il vostro indirizzo seguito dalla data in cima, poi il nome del destinatario e l'indirizzo (lasciare un segnaposto qui per ora), il saluto ( "Egregi Signori e signori") accanto, digitare il messaggio sotto quella, e poi finalmente scrivere il closing ( "Sinceramente"). Nome e salvare la lettera in Word. Tenerlo aperto.

6 Fare clic su "Seleziona destinatari", "Open Data" o un'opzione simile dalla "barra degli strumenti Stampa unione". Scegliere "Usa elenco esistente" tra le opzioni.

7 Selezionare ".xls" dall'elenco a discesa "Tipo file" nella finestra di dialogo "Seleziona origine dati". Trovare il file Excel che si è salvato al passaggio 2 e fare clic su "Apri". Scegliere il foglio di lavoro in cui è inserito i dati dalla finestra di dialogo e quindi fare clic su "OK".

8 Torna al documento principale (la lettera). Fare clic su "Inserisci campo unione" dalla "Stampa unione" barra degli strumenti. Verrà visualizzato un elenco di tutte le colonne che si è creato nel file di dati di Microsoft Excel (questi sono ora chiamati "campi" in Word).

9 Selezionare il campo "Nome" prima. Una frase di riferimento (<< >> First_Name) appare nel documento. Posizionare la frase dove dovrebbe essere nella vostra lettera (come una parte dell'indirizzo del destinatario e, eventualmente, il saluto pure). Ora, tutte le occorrenze di nomi sulla vostra lista dei dati verranno visualizzati in quella zona della vostra lettera. Ripetere questa operazione per tutti i nomi di campo.

10 Fare clic su "Fine & Merge" dalla barra degli strumenti "Stampa unione" e scegliere "modificare documenti individuali." Selezionare i record dal tuo foglio di dati che si desidera unire e fare clic su "OK". Tutte le vostre lettere, con le informazioni di dati integrato, appaiono sullo schermo.

11 Modifica il tuo elenco dei destinatari sia facendo clic su "Modifica elenco destinatari" sulla barra degli strumenti "Stampa unione" o modificando il documento di dati in Microsoft Excel.

Consigli e avvertenze

• Rompere gli elementi di dati in Excel giù il più possibile. Per esempio, invece di "Nome" rompere che verso il basso in "Nome" e "Cognome". Questo ti dà una maggiore flessibilità quando si ordina o riferimento a queste voci di dati.
• Mantenere entrambi i file (lettera di Word e Excel) di dati nella stessa cartella. Se si sposta il file di Excel, il programma avrà difficoltà a trovare i dati.