Assicurare la conformità ottimale con ritenzione di email attraverso lo sviluppo di una politica che è facile da usare. Definire termini chiave e dare abbastanza esempi modo che i dipendenti saranno in grado di capire la differenza tra i messaggi che devono essere mantenute perché forniscono informazioni sistemi critici e di quelli che possono essere cancellati in fretta perché offrono niente di più che la data e il luogo della prossima riunione del personale . Soprattutto, coinvolgere i dipendenti spiegando come la politica sostiene gli obiettivi aziendali della società.

istruzione

1 Illustra gli scopi della politica. Ad esempio, può ridurre i costi operativi, migliorare la produttività, ridurre il rischio che i messaggi importanti saranno persi, o aiutare l'azienda a rispettare le norme.

2 Identificare l'ambito della politica. Vedi, per esempio, il criterio di conservazione e-mail della California State University si applica a "tutti gli utenti ei titolari di conto" della scuola e dei sistemi di posta elettronica o di messaggistica istantanea i supporti scolastici. Vedere anche il criterio di conservazione e-mail del SANS Institute che elenca quattro categorie di corrispondenza la polizza copre - amministrativi, fiscali, generali ed effimeri.

3 Discutere la politica spiegando le differenze tra "transitorie" e messaggi "valore duraturo". Fornire esempi di ciascuno. dipendenti diretti ad eliminare i messaggi "transitori", che li consigliano delle prossime riunioni del personale. Ma dire ai dipendenti di conservare i messaggi "valore duraturo", che informano di un cambiamento nella politica uso Internet della società.

4 Fare riferimento a una legge o una società di by-legge che richiede i messaggi "valore duraturo" da conservare. In questo modo aiuta i dipendenti a capire lo scopo della politica. Ad esempio, la California State University ha spiegato che i dipendenti dovrebbero conservare i messaggi "valore duraturo" per rispettare ordini esecutivi della scuola sulla conservazione dei record.

5 Delegare la responsabilità per determinare se i messaggi sono "valore duraturo" per i capi dipartimento nei casi in cui la denominazione non è chiaro. Ad esempio, il presidente del dipartimento contabile in una società dovrebbe essere data l'autorità per istruire la sua squadra per eliminare i messaggi dal reparto acquisti che sono più di sei mesi.

6 Decidere se si avrà un "periodo di conservazione di default" per i messaggi che rimangono in caselle di posta dei dipendenti per lunghi periodi di tempo. In tal caso, specificare quando i messaggi saranno cancellati automaticamente. Ad esempio, si potrebbe dire che le email lasciati in caselle di posta dei dipendenti per più di 90 giorni e non data la denominazione "valore duraturo" sarà rimosso automaticamente dal sistema.

7 Identificare quale reparto è responsabile di stabilire e far rispettare il criterio di conservazione e-mail. La maggior parte delle aziende lasciare questo all'unità tecnologia dell'informazione.

8 Definire i termini utilizzati nella politica per evitare confusione. Ad esempio, definire i termini "posta elettronica autorizzato" o "utenti autorizzati" come la politica Sans Institute fa.