La buona notizia è che l'ACT ha una funzione di esportazione. La cattiva notizia è che solo esporta in un file delimitato da virgole. Questo significa che esporta i dati in un file di testo con una riga per ogni record. Ogni elemento, o il campo, saranno separati da una virgola. I campi di testo saranno racchiusi tra doppi apici.

Se si apre il file in Blocco note, può sembrare un sacco di parole senza senso, ma Microsoft Excel è molto bravo a gestire questo tipo di informazioni e di dare un senso di esso. In pochi semplici passi è possibile unire i dati di ACT e dei dati di Excel.

istruzione

1 Aprire il database di ACT. Fare clic sul menu "File", quindi scegliere "Esporta". Selezionare l'opzione "formato delimitato da virgola."

2 Assegnare al file che si sta salvando un nome. Assicurati di ricordare dove si sta salvando esso. Si consiglia una sottocartella off della cartella Documenti.

3 Avviare il Blocco note. Aprire il file appena salvato. Identificare ognuno dei campi che sono state salvate, ad esempio, nome della società, cognome, ecc Se non si conosce o bisogno di un campo particolare, lo chiamano semplicemente Field1, Campo2, etc.

4 Avviare Excel e aprire il file che si desidera unire i dati di ACT in. Fare le colonne nel foglio di lavoro corrispondono ai campi identificato nel passaggio precedente.

5 Utilizzare la funzione di copia e incolla per inserire ed eliminare le colonne di ottenere il foglio di calcolo in modo che corrisponda alle colonne nel file di testo. Includere tutti i campi, anche quelli che non si desidera conservare dal database di ACT. Prima della fusione, le colonne in Excel devono corrispondere i campi in ACT.

6 Posizionare il cursore nella prima colonna della prima riga dopo la fine dei tuoi dati. Fare clic sulla voce di menu "Dati", quindi selezionare "Get dati esterni." Selezionare l'opzione "Testo". Trovare e selezionare il file esportato da ACT e fare clic su "Apri". Una procedura guidata di importazione di testo si aprirà.

7 Selezionare "Delimitato" come tipo di file. Fai clic su "Avanti". Selezionare "virgola" come delimitatore. Fai clic su "Avanti". A questo punto, è possibile fare clic su "Fine" e sarà importare i dati in Excel ACT i tuoi dati ed esistenti.

8 Evidenziare ed eliminare le colonne non più necessari. Se lo si desidera, riorganizzare le colonne di nuovo al vostro ordine originale. Ora avete fuso le due serie di dati e possibile ordinare, subtotale e riferire sui dati come richiesto.

Consigli e avvertenze

• Le vecchie versioni di memorizzare i dati agire in un database di Access e quelli più recenti utilizzano MS SQL-Server. Quindi, se avete quei programmi e sono bravi a manipolare i dati, potrebbe essere più facile iniziare con il database. Questo darebbe più potenza e flessibilità nella esportazione, ma il metodo di testo funzionerà per entrambi.
• Se si dispone di una colonna del foglio di calcolo che non è nel database di ACT, spostarlo alla fine delle colonne fino a dopo l'unione, piuttosto che eliminarlo. E sarà ancora nei dati, e le file ACT sarà vuoto per quei campi.
• Creare una copia di backup dei dati di Excel prima di iniziare. Se si commette un errore con l'importazione, si può facilmente ricominciare da capo se si dispone di una copia di backup.
• Controllare le colonne e le righe in corrispondenza del punto di importazione con attenzione prima di iniziare a manipolare i dati. Dopo aver avviato l'eliminazione di colonne e di smistamento, di tornare allo stato originale sarà difficile.