March 19
Microsoft Word ha una funzione di stampa unione conveniente e facile da usare, che permette di produrre documenti personalizzati rivolti a persone specifiche con pochi clic. È sufficiente inserire i dati in file di stile Word un database e quindi entra in un formato di base in un documento principale che i dati verranno unite a. Questo è comunemente utilizzato da persone che hanno bisogno di inviare le vendite e le lettere di copertura di un gruppo massa di persone o produrre documenti di trasporto e fatture per gli ordini. Una volta che la scheda tecnica di stampa unione è impostato, esso può essere utilizzato continuamente per una varietà di diversi tipi di mailing e comunicazioni alle persone sulla vostra lista. È inoltre possibile aggiungere altre voci al vostro foglio di dati, se necessario, con pochi clic.
1 Aprire un documento vuoto in Microsoft Word. Fare clic su "Inizia stampa unione" sotto il menu Strumenti (che si trova sulla barra degli strumenti "indirizzi" in Word 2007).
2 Scegliere il tipo di stampa unione che si desidera eseguire. È possibile unire le lettere, buste, etichette e anche i messaggi di posta elettronica che utilizzano Word.
3 Selezionare i destinatari che si desidera includere nella stampa unione. Se non si dispone già di un elenco di destinatari pronti in un file di Word (elencati nel modulo di database), si ha la possibilità di creare una nuova lista. La procedura guidata stampa unione vi darà una selezione di campi che è possibile aggiungere alla vostra lista. Scegliere i campi che identificheranno e personalizzare ogni destinatario per le vostre esigenze. È inoltre possibile aggiungere i propri nomi dei campi speciali. Questo potrebbe includere nome, indirizzo, numero di telefono, o anche identificatori meno comuni, come indirizzo del sito web o gusto di gelato preferito. Pensate a come la vostra lettera o un messaggio a questo destinatario saranno realizzati al momento di scegliere i campi.
4 Creare il documento principale. Il documento principale è la lettera comune, buste, etichette o e-mail progettazione messaggio in cui verrà scaricato le informazioni dalla stampa unione elenco dei destinatari. Così, per esempio, per una lettera standard che ci si scrivere la nota nel documento principale e quindi avere una casella di indirizzo in alto dove le informazioni sul destinatario verranno scaricati in.
5 Aggiungere campi unione nel documento. In primo luogo, posizionare il cursore nel documento principale in cui si desidera aggiungere il campo unione. Quindi fare clic su "Inserisci campo unione" --- questo comando dovrebbe essere mostrato sulla barra degli strumenti o sotto "Strumenti> Stampa unione". Verrà visualizzato un elenco di tutti i campi che si è creato nel vostro elenco dei destinatari. Per esempio, mettere il campo <FirstName> dopo "Caro" all'inizio della sua lettera, o inserire <FavoriteIceCream> qualche parte nel mezzo della vostra lettera in cui lei ha citato le preferenze di gelato della persona.
6 Eseguire la stampa unione. Selezionare "Fine and Merge" sulla barra degli strumenti di Word. Ti viene data la possibilità di unire in un nuovo file modificabili che elencherà singolo documento di ogni destinatario, unire direttamente ad una stampante o unire ad una e-mail di Microsoft Outlook.