negozi di Microsoft Access, modifica e visualizza le informazioni in un'interfaccia personalizzata. La struttura inizia con tavoli, che memorizzano le informazioni e sembrano simili a fogli di calcolo. Ma Access consente di creare più tabelle correlate che puntano a vicenda, riducendo la ridondanza e aumentando l'integrità dei dati. Tutti gli altri oggetti, tra cui query, maschere e report, sono strumenti che consentono di decidere come visualizzare e modificare tali informazioni. L'efficienza di una banca dati fa affidamento sulla forza dei tavoli, in modo da passare il tempo sufficiente organizzare tavoli prima di passare ad altri oggetti farà risparmiare tempo nel lungo periodo.

istruzione

1 Aprire Microsoft Access e scegliere un modello dalla "Modelli disponibili" o creare un nuovo database selezionando l'opzione "Database vuoto" o l'opzione "Blank Web Database" sulla schermata principale. I modelli sono disponibili da Microsoft Office Online e si può ottenere iniziato generando gli elementi di base di un database. Salvare il database in un formato di file che è compatibile con tutti i computer e gli utenti.

2 Creare nuove tabelle facendo clic sulla scheda "Crea" del nastro nella parte superiore della pagina e selezionando "Table". Aggiungere i campi facendo clic sulla casella a discesa accanto a "Aggiungi campo" sul titolo campo. Un nome al campo e selezionare il tipo di dati con questo strumento.

3 Importa tutti i dati che avete da Microsoft Excel selezionando la scheda "Dati esterni" del nastro e cliccando su "Excel" sotto le opzioni del menu "Importa". È possibile importare i dati in uno dei tavoli che avete appena creato o come una nuova tabella. Se si importa un foglio di calcolo di Excel come una nuova tabella, le intestazioni di campo corrisponderanno le intestazioni di campo del foglio di calcolo.

4 Personalizzare la visualizzazione dei dati creando query per visualizzare le informazioni in base a criteri. Nella scheda "Crea", cliccare su "Query" e camminare attraverso i passi per definire una query basata su una o più tabelle. Utilizzare le query per visualizzare i dati limitati da una tabella o combinare informazioni provenienti da più tabelle per visualizzare le informazioni correlate.

5 Creare forme per aggiungere, eliminare e modificare i record selezionando l'opzione "Creazione guidata Maschera" nella scheda "Crea". In molti database, forme di fornire la migliore interfaccia per l'immissione dei dati perché permettono il filtraggio personalizzato, l'ordinamento e l'organizzazione delle informazioni. Essi consentono inoltre di visualizzare informazioni correlate provenienti da più fonti su uno schermo, che consente di informazioni riferimento incrociato senza passare oggetti.

6 Generazione di report per visualizzare i dati in modo semplice o personalizzato. Utilizzare la "Creazione guidata Report" nella scheda "Crea" per generare fatture, ricevute, rapporti di vendita e altri documenti comuni. Passare a "View Design" del rapporto di aggiungere grafici per riassumere i dati, modificare il testo e personalizzare il layout del report.

Consigli e avvertenze

• Organizzare attentamente i dati tavolo per evitare di elencare le informazioni più volte in tabelle separate.
• Quando si crea una query basata su più tabelle, Access può richiedere di creare una relazione tra le tabelle. I rapporti mostrano come le informazioni nelle tabelle sono correlati e aumentare l'usabilità complessiva di un database.