January 7
In teoria, i principi di base della gestione del tempo e la produttività sembrano semplici. Si imposta un obiettivo, analizzare passaggi necessari per completare l'obiettivo, definire i compiti, le scadenze prefissati e iniziare a lavorare. I problemi possono verificarsi, tuttavia, quando un gol e la sua serie di attività correlate diventano molti obiettivi con molti compiti. Tenere traccia delle attività relative al progetto, così come le normali attività quotidiane senza essere sopraffatti richiede un sistema di gestione del tempo. Una soluzione è quella di configurare Microsoft Outlook 2007 in un modo che consente di visualizzare, organizzare e definire le priorità, che consente di gestire il tempo in modo più efficace e ottenere le cose importanti fatte.
1 Disporre i riquadri di Outlook per fornire un panorama di informazione che contiene l'elenco delle cartelle sulla sinistra, il calendario di Outlook in mezzo, e Da fare, e Daily Elenco attività sul lato destro dello schermo. Utilizzare la scheda "Visualizza" nel menu principale di Outlook 2007 per impostare tutte le opzioni di controllo della pagina.
2 Impostare il riquadro di spostamento a "Normale" per renderlo visibile di default sul lato sinistro della finestra di Outlook, e quindi fare clic sull'icona "Calendario" nell'angolo in basso a sinistra del riquadro di spostamento per passare a una vista del calendario. Aggiungere cartelle di Outlook nel riquadro di spostamento dall'icona della selezione "Elenco cartelle" nell'angolo in basso a sinistra del riquadro di spostamento.
3 Impostare il calendario di Outlook per una vista settimanale selezionando "Settimana" dal menu "Visualizza".
4 Selezionare la barra "To-Do" dal menu "Visualizza", selezionare la voce "Appuntamenti" e le opzioni "Task List" e impostare la visualizzazione di "normale".
5 Aggiungere il "Daily Elenco attività" dal menu "Visualizza" e impostarlo su "Normal".
6 Decidere come si desidera assegnare un nome e distinguere tra elementi quali appuntamenti, progetti, incontri, commissioni o altri compiti. Outlook fornisce sei categorie di colore di default che è possibile utilizzare per eseguire questa operazione. Per accedere categorie, tasto destro del mouse in qualsiasi punto della Agenda e selezionare "Nuovo appuntamento" per aprire la finestra Appuntamento, fare clic sull'icona "Categorizza" e quindi selezionare "Tutte le categorie".
7 Seleziona una categoria per personalizzare mettendo un segno di spunta nella casella accanto al colore e quindi selezionare il pulsante "Rinomina". Poi, digitare un nome per la categoria, come ad esempio "Commissioni", o il nome di un progetto che si sta lavorando, e premere il tasto "Enter" per impostare il nuovo nome della categoria. Ripetere questa procedura per completare la creazione master Categorie.
8 Fai clic su "OK" per chiudere la finestra "Colore Categorie".
9 Aggiungere elementi del calendario selezionando la scheda del menu principale "Azioni" e quindi selezionando un'opzione come "Nuovo appuntamento" o "Nuovo appuntamento ricorrente". Digitare un nome per l'appuntamento e selezionare il corretto "Start" e "End" giorno e l'ora.
10 Impostare un promemoria opzionale per l'elemento di calendario dalla "Promemoria" menu a tendina. Se si desidera che il promemoria per avere un suono distintivo, selezionare l'opzione "Sound" e scegliere dall'elenco visualizzato.
11 Selezionare la categoria corretta per l'elemento di calendario.
12 Selezionare l'opzione "Ricorrenza" per impostare il tempo e la frequenza se l'elemento del calendario è un elemento ricorrente, come un appuntamento o una riunione.
13 Aggiungere attività facendo clic nella lista "Task" per il giorno corretto, digitando nel compito, e quindi fare clic destro per aggiungere una categoria per l'attività. Quando si completa un compito, marcarlo completo facendo clic destro il nome dell'attività e selezionando "Segna come completo."