Come convertire etichette Informazioni Excel in Word

September 3

Come convertire etichette Informazioni Excel in Word


Mantenere un elenco di indirizzi in Microsoft Excel ha perfettamente senso - ma cosa succede quando è il momento di stampare le etichette per quegli indirizzi? Creazione di etichette in Microsoft Word da un foglio di calcolo di Excel è chiamato un "Mailing" o "stampa unione". Fare questo con il Microsoft Office 2007 non è mai stato così facile, in quanto gran parte del processo ora è stato automatizzato.

istruzione

1 Aprire Microsoft Word e avviare un nuovo documento vuoto. Trova la scheda del menu "Lettere" in alto e fare clic su di esso. Nel menu che appare, cliccare sul pulsante "Inizia stampa unione" e nel menu a discesa che appare, scegliere "Etichette" per visualizzare la schermata "Opzioni etichette".

2 Nella schermata Opzioni etichette, scegliere il tipo di stampante che verrà utilizzato. In questo caso, una "stampante pagina" si riferisce ad una stampante a getto d'inchiostro o laser mentre "Modulo continuo" si riferisce a un tipo a matrice di punti di stampa. Scegliere il produttore delle etichette. Se le etichette sono un negozio o marchio generico, individuare il "Avery equivalente" numero sulla scatola o foglio di istruzioni per le etichette e scegliere "Avery Lettera degli Stati Uniti", come il venditore. Infine, individuare il codice del prodotto nell'elenco e fare clic sul pulsante "OK". Word vi avviserà che il contenuto del file verrà eliminato - questo è OK dal momento che il file deve essere vuoto.

3 Fare clic sul pulsante Seleziona destinatari situato accanto al pulsante "Inizia stampa unione" nel menu "indirizzi". Nel menu a discesa, scegliere "Usa elenco esistente" e un file apparirà finestra di dialogo Apri. Individuare il foglio di calcolo Excel che ha gli indirizzi in esso e fare clic su "Apri". Il documento sarà ora mostrare un tag "<< Record successivo >>" in tutti, ma la prima etichetta sulla pagina.

4 Inserire un blocco di indirizzi facendo clic sul pulsante "Indirizzo Block". Questo popolerà automaticamente un indirizzo di serie dalle colonne del foglio di calcolo Excel. Nella schermata che si apre, un indirizzo di esempio viene mostrato come apparirà in base al file di Excel. Se i campi nel indirizzo di esempio non sono corrette, possono essere modificati facendo clic sul pulsante "Corrispondenza campi". Fare clic su "OK" e un "blocco di indirizzi >> <<" tag verrà inserito nella prima posizione dell'etichetta. Evidenziare il tag blocco di indirizzi e premere il tasto "Ctrl + C" per copiarlo. Fare clic appena sotto il tag "Record successivo" nella posizione dell'etichetta adiacente e premere il tasto "Ctrl + V" per incollare il testo là. Ripetere questa operazione per i restanti etichette, facendo in modo che l'indirizzo del blocco viene sempre dopo un tag "Record successivo".

5 Fare clic sul pulsante "Anteprima Risultati" nel menu "indirizzi" per vedere come la pagina apparirà e per verificare che i campi di stampa unione sono stati inseriti correttamente. Se tutto è OK, fare clic su "Fine & Merge" sul menu "indirizzi" e selezionare l'opzione "modificare documenti individuali." Word creerà un nuovo documento con gli indirizzi compilati e pronti per essere stampati. Se ci sono troppi affronta l'opzione "Stampa documenti" può essere scelto al posto. Questo genererà e stampare automaticamente le etichette.

Consigli e avvertenze

  • Word utilizzerà le intestazioni delle colonne nel file Excel come i nomi dei campi da utilizzare nella schermata di stampa unione. Assicurarsi che tutte le colonne hanno intestazioni.
  • Dare le colonne intestazioni nel file Excel nomi standard come "Nome", "Indirizzo 1", "City", ecc Questo aiuterà Parola di identificare correttamente i campi, rendendo l'indirizzo del blocco geometria di lavoro in modo più efficiente.