Creazione di report in Microsoft Access possono aiutare l'utente nel determinare i risultati di dati che sono stati filtrati attraverso le domande e / o memorizzati nelle tabelle. Come utente di accesso diventa più abile a utilizzare report di Access, scopre che i dati non possono essere visualizzati solo, ma calcolate attraverso una serie di funzioni che sono costruiti nella libreria di Microsoft Access. Padroneggiare queste funzioni e le funzioni del rapporto può trasformare qualsiasi rapporto mediocre in un pezzo d'arte professionale.

istruzione

1 Aprire Microsoft Access. Aprire il report in cui si desidera aggiungere il campo di calcolo. Dal momento che la domanda è sui rapporti, l'utente dovrebbe avere già creato un tavolo e una query per il rapporto da cui leggere.

2 Vai a "Visualizzazione Struttura". Aggiungere una casella di testo nella sezione "Piè di pagina" del rapporto.

3 Fare clic con il testo (non l'etichetta associata con la casella di testo), e scegliere l'opzione "Proprietà". La "proprietà del foglio" si aprirà sul lato destro della finestra. Selezionare l'opzione "controllo del codice sorgente" che si trova nella "All" sezione sulla "Finestra delle proprietà." Fare clic sul pulsante "...". Questo farà sì che il Generatore di espressioni per aprire.

4 Fare doppio clic sulla cartella "Funzioni" nella colonna di destra. L'albero "Funzioni" si aprirà. Selezionare la cartella "Funzioni built-in".

5 Selezionare la funzione che si desidera eseguire dall'elenco sul lato destro. La colonna centrale rompe le varie funzioni in categorie distinte.

Fare doppio clic sulla funzione "Somma".

Nella finestra di espressione si vedrà "Sum (<< >> espr)." Questo dice il rapporto di aggiungere tutti i valori da una certa fonte di dati.

6 Evidenziare "<< >> espr" e premere il tasto "Cancella". Fare doppio clic sulla cartella "Query" per aprire la struttura di query, che consente di visualizzare tutte le vostre domande di progetto. Singolo clic sulla cartella query e un elenco di query disponibili apparirà nella colonna centrale. Fare doppio clic sulla query che si sta utilizzando per l'origine dati. La query si chiamerà "WeeklyCosts."

7 La finestra di espressione ora legge "Somma (WeeklyCosts)."

8 Fare clic sul pulsante "OK" sul "Generatore di espressioni" per chiudere la finestra. La formula, Sum (WeeklyCosts), viene visualizzato la sorgente di controllo della finestra delle proprietà.

9 Eseguire il report per vedere i risultati.

Consigli e avvertenze

• Se si conoscono le funzioni che si desidera chiamare si può semplicemente digitare i dati nella sorgente di controllo e non passare attraverso il Generatore di espressioni. Fino a quando si sta meglio familiarità con Access, è una buona idea di utilizzare il Generatore di espressioni.
• Questo articolo è stato scritto per gli utenti di accesso esperti.