October 9
controllo dei documenti è di fondamentale importanza in un ambiente di ingegneria. Ciò vale in particolare per i reparti che necessitano di archiviare documenti relativi ai metodi coinvolti nelle loro procedure. Dal reparto che ha bisogno di avere una procedura in atto per i nuovi assunti, per la produzione di fine-processo, è necessario disporre di un mezzo per controllare la creazione, la revisione, la qualità e l'aggiornamento di questi documenti.
A seconda del tipo di ingegneria che viene intrapreso, la quantità e lo stile del controllo variano notevolmente. Ad esempio, per l'ingegneria software potrebbero esserci meno disegni meccanici ma forse più diagrammi di processo. In entrambi i casi, ci deve essere una struttura per il processo.
Alcune premesse di base devono essere seguite. In primo luogo, i documenti vengono originati da un servizio di rilascio. Essi sono utilizzati principalmente per quel reparto, e gli altri reparti possono avere qualche input nel processo. Ma il controllo generale dovrebbe essere presa dal servizio di rilascio.
In seguito, una serie di documenti deve essere creato da un team di scrittori. I documenti devono essere rivisti, e, quindi, un team di revisori deve essere impostato che hanno il potere di esaminare e avere l'oggetto della conoscenza di apportare correzioni e infine approvare ogni fase.
Esistono SOP (procedure operative standard) in tutte le organizzazioni di formalizzare le procedure per tutti gli aspetti del lavoro che si sta facendo. È importante catturare le procedure operative di tutte le aree dell'organizzazione. Dalla modalità di assunzione di nuovo personale per le procedure per operazioni specifiche in una società di produzione, ogni procedura è importante.
Naturalmente, un reparto dovrebbe essere in grado di identificare rapidamente un SOP specifico per una procedura specifica. Deve essere facile da individuare e deve essere immagazzinata in modo sicuro e in grado di essere modificato se non in un processo di controllo dei documenti formalizzato. Tutti gli aggiornamenti devono essere registrate chiaramente nella posizione appropriata e dovrebbe essere chiaro che ha fatto il cambiamento, la ragione e la data e l'ora è stato fatto.
Un documento verrà creato da un insieme di note prese mentre intervistava una PMI (Oggetto sxpert) e messo in una forma leggibile da uno scrittore tecnico. Il documento sarà poi inviato per la revisione, in cui sarà misurato contro una serie di linee guida standard per la creazione di questo tipo di documento. Nel corso della creazione di un documento come questo, passerà attraverso molte persone diverse che saranno tutti ingresso loro punto di vista unico nel processo. Infine, il documento raggiungerà l'approvazione e conservati in un archivio di documenti in cui chiunque abbia bisogno di accesso ad essa sarà in grado di vederlo.
In qualsiasi momento, un aggiornamento può essere necessaria per il documento. Se questo è il caso, il controllo dei documenti efficace catturerà le modifiche, le ragioni per farlo (ad esempio, un aggiornamento del firmware) e la persona che ha apportato le modifiche.
Infine, tutti i documenti devono essere soggette a controlli di qualità; questo sarà un ulteriore passo progettato per mantenere la barra in modo che il tenore di documenti non scenda mai al di sotto di un certo livello prescritto.