Oggi, più clienti chiedono corrispondenza di supporti cartacei. E 'più veloce di inviare la corrispondenza attraverso la posta e perché è senza carta, è più rispettoso dell'ambiente. Utilizzando QuickBooks Pro, è possibile inviare i tipi di moduli ai clienti, tra cui fatture, preventivi, dichiarazioni, ordini di vendita, ricevute di vendita e note di credito. Inoltre è possibile inviare ordini di acquisto e le relazioni per i colleghi. Se si utilizza il libro paga, è possibile anche inviare buste paga ai dipendenti.

istruzione

Invia forme QuickBooks

1 Selezionare "Modifica", quindi su "Preferenze" nel menu in alto per modificare le preferenze e-mail.

2 Selezionare "Send Form" dal menu a sinistra e selezionare la scheda "Le mie preferenze".

3 Selezionare l'etichetta casella di controllo "da spedire" per indicare se l'account di un cliente ha un metodo di invio preferito selezionato di e-mail, questa opzione sarà controllato automaticamente quando si inserisce un modulo per quel cliente.

4 Selezionare il pulsante "QuickBooks E-mail", se non si utilizza Microsoft Outlook come client di posta elettronica. Potrai inviare i messaggi di posta elettronica utilizzando il server QuickBooks. Se si utilizza Outlook, lasciare il pulsante di opzione "Outlook" selezionato.

5 Fare clic sulla scheda "Preferenze della Società".

6 Selezionare il menu a discesa accanto a "Change default per." Selezionare qualsiasi forma di cambiare la formulazione di default nella e-mail per quella forma. È inoltre possibile modificare o aggiungere note per l'e-mail quando lo si invia. Fare clic sul pulsante "OK".

7 Selezionare "Clienti", poi "Customer Center" nel menu superiore per aggiungere un nuovo cliente. Nel menu in alto al centro del cliente, selezionare "Nuovo cliente e di lavoro." Nel menu a discesa, selezionare "Nuovo cliente". Compila tutti i campi che si desidera utilizzare.

8 Selezionare la scheda "Altre Informazioni" nella finestra "Nuovo cliente", cercare "preferita metodo Send" e selezionare "E-mail" per impostare un nuovo cliente si preferisce inviare la corrispondenza via e-mail. Fare clic sul pulsante "OK".

9 Inserisci qualsiasi forma per un cliente e fare clic sulla casella di controllo "Per essere inviato per posta elettronica" nell'angolo in basso a sinistra per indicare che una e-mail deve essere inviato. È possibile inserire il maggior numero di forme come si desidera.

10 Selezionare "File" nel menu in alto, e poi selezionare "Invia forme ..."

11 Modifica di una e-mail individuale prima di inviare i moduli premendo il pulsante "Modifica e-mail". Questo apre una nuova finestra. Modificare il testo e selezionare il pulsante "OK". Nota il comodo pulsante "Modifica impostazioni predefinite di testo" a questa finestra.

12 Selezionare tutte le forme che si desidera inviare, quindi fare clic sul pulsante "Invia ora".

13 Inviare il modulo subito facendo clic sul pulsante "Invia" sul menu sopra il modulo quando si entra. Si aprirà una finestra di e-mail. Se si desidera modificare il testo nella e-mail, farlo poi cliccare su "Send".

Invia report QuickBooks

14 Invia un rapporto facendo clic sul pulsante "E-mail" direttamente sopra il report. Si apre un menu a tendina.

15 Selezionare l'opzione "Invia rapporto come Excel" o "Invia un rapporto PDF come" l'opzione.

16 Modificare il testo nella finestra di e-mail client di posta elettronica per le preferenze personali, se necessario. Si noti che il file PDF o un documento di Excel è allegato alla mail. Fare clic sul pulsante "Invia".

Consigli e avvertenze

• Quando si modificano le preferenze Invia modulo, se non utilizzando Outlook, aggiungere il tuo indirizzo e-mail alla casella di BCC in modo da avere una copia di qualsiasi e-mail inviate fuori. La casella di BCC è invisibile ai vostri clienti in modo che non sapranno che hai mandato una copia della e-mail al tuo indirizzo email.
• Se il server di posta elettronica non riesce, QuickBooks non vi invierà una notifica che la tua email non passare attraverso. Questo è un altro motivo per usare l'opzione BCC di inviare una copia di backup della posta elettronica al tuo indirizzo email. Se non avete ottenuto la vostra copia, è possibile supporre che il vostro cliente non ha ottenuto la sua copia.