Come creare una lista di distribuzione da un foglio di Excel

May 6

Come creare una lista di distribuzione da un foglio di Excel


fogli di calcolo Excel sono ideali per la raccolta e l'organizzazione di grandi quantità di informazioni che possono essere facilmente classificati, come ad esempio le informazioni di contatto per un elenco di persone. Una volta che avete le informazioni di contatto organizzato, tuttavia, potrebbe essere necessario in una forma più utile, come ad esempio una lista di distribuzione in un programma di posta elettronica. Fortunatamente, la maggior parte dei programmi di posta elettronica consentono di importare informazioni da altri programmi, quindi con pochi passi brevi si può semplicemente spostare le informazioni, piuttosto che duplicare il vostro battitura lavoro di battitura.

istruzione

1 Aprire o creare un foglio di calcolo Excel. La prima riga dovrebbe essere le categorie, come ad esempio cognome, nome e indirizzo email. Ogni riga successiva dovrebbe includere una voce di contatto. Una volta che il foglio di calcolo, fare clic su "File", andare su "Salva con nome", quindi salvarlo come file .csv.

2 Avviare il programma di posta elettronica e trovare l'opzione di importazione. A seconda del programma, ci sarà una progressione nel software di posta elettronica di importare la lista. In Outlook, andare su "Contatti" nella lista delle cartelle quindi creare un nuovo file di contatto. Fare clic su "File" e poi scegliere "Importa ed esporta" dal menu a discesa. Questo apre la Importazione / Esportazione guidata.

In Yahoo, cliccare su "Opzioni" e scegliere "Importa" dal menu a discesa.

3 In Importazione / Esportazione guidata con Outlook, scegliere "Importa da un altro programma o file" nella prima schermata poi cliccare su "Avanti". Dall'elenco successivo, scegliere "Comma Separated Values ​​(Windows)" quindi fare clic su "Avanti".

In Yahoo, scegliere "Un programma di posta elettronica del computer" nella fase 1-Seleziona origine, che vi darà una opzione Sfoglia per trovare il file. Clicca su "Sfoglia," trova il file .csv salvato in Excel, quindi aprirlo.

4 In Outlook, aprire il file da Excel con l'opzione Sfoglia e fare clic su "Avanti". Scegliere il file Nuovo contatto è stato creato come cartella di destinazione, quindi fare clic su "Avanti".

In Yahoo, si avrà uno schermo di verifica. Digita il codice di verifica che vedi poi cliccare su "Continua".

5 In Outlook, selezionare l'elenco che si desidera importare poi cliccare su "Mappa campi personalizzati". Trascinare le intestazioni della tua prima riga del foglio di calcolo Excel (nome, cognome, email, ecc) dalla colonna di sinistra (da Comma Separated Values) alla colonna di destra (per Microsoft Outlook Lista Nuovo contatto). Quando hai finito, fai clic su "OK". Ogni riga foglio di calcolo sarà ora un nuovo contatto nel file.

In Yahoo, selezionare i contatti che si desidera importare (c'è anche una opzione Seleziona tutto). Fai clic su "Importa".

6 Ora che avete i contatti nel programma di posta elettronica, è possibile creare una lista di distribuzione. In Outlook, selezionare "Contatti" dall'elenco di scelta rapida. Clicca su "Nuovo" quindi selezionare "Lista di distribuzione" dal menu a discesa. Inserire un nome per la lista di distribuzione, quindi fare clic su alcuni membri. Scegli i contatti che avete importato da Excel quindi fare clic sul pulsante "Utenti". Una volta che l'elenco è completo, cliccare su "Aggiorna ora".

In Yahoo, cliccare su "Contatti", quindi "Aggiungi categoria". Un nome alla categoria quindi scegliere i contatti che si desidera aggiungere. Fare clic su "Salva".

Consigli e avvertenze

  • Altri programmi di posta elettronica più diffusi, come Gmail o Hotmail, saranno simili a Yahoo, e avranno una propria sezione walk-through e di aiuto se ti trovi in ​​difficoltà. Se non c'è una scheda Opzioni per iniziare, controllare anche in Strumenti.