La creazione di una rubrica sul vostro computer è un ottimo modo per tenere tutti i tuoi contatti in un unico luogo. E, Microsoft Excel è il miglior software da utilizzare per fare una rubrica su un computer. Excel è ampiamente disponibile e accessibile a tutti più, ed è molto facile da usare. La creazione di una rubrica in Excel comporta semplicemente la creazione e la formattazione di un paio di colonne, e quindi l'immissione di informazioni. Una volta che la rubrica è impostato, può essere facilmente utilizzato per la posta fusione o come un elenco di riferimento. Le istruzioni qui sotto vi aiuterà a configurare una rubrica sia in Excel 2003 o Excel 2007.

istruzione

1 Aprire Microsoft Excel sul computer. Vedrete che un foglio di calcolo si apre con righe e colonne predeterminati. Si utilizzerà queste righe e colonne per impostare la rubrica.

2 Aggiungere un titolo alla parte superiore del foglio di calcolo. Questo vi aiuterà a ricordare quali informazioni sono in una particolare rubrica. Potrebbe essere necessario configurare diverse rubriche per vari scopi - per esempio, uno per i membri di un club del libro e uno per i membri della famiglia. Avere un titolo chiaro vi aiuterà a mantenere tutto organizzato. Rendere il titolo in grassetto e aumentare la dimensione del carattere, utilizzando gli strumenti della barra degli strumenti in alto.

3 Passa un paio di righe dopo il titolo e inserire intestazioni per le colonne nella rubrica. Le seguenti intestazioni di colonna sarà molto utile: Nome, indirizzo, città, stato, codice postale, numero di telefono, numero di fax e e-mail. Tipo in queste voci in colonne dalla A alla H, rispettivamente. È molto importante che ogni elemento viene inserito in una colonna separata.

4 Centro e in grassetto le intestazioni delle colonne. Per fare questo, fare clic sul numero di riga alla sinistra della fila di intestazioni. Questo metterà in evidenza, o selezionate, l'intera riga. E, poi, utilizzare gli strumenti in grassetto e centra sulla barra degli strumenti superiore.

5 Inserire le informazioni di contatto in ogni colonna. Informazioni per ogni contatto deve essere inserito su una riga separata. A seconda di quanti contatti hai, questo potrebbe richiedere un certo tempo. Ma, ricordate, si avrà solo bisogno di farlo una sola volta. In futuro, sarà solo necessario aggiungere nuovi contatti e aggiornare le informazioni. Se non si dispone di alcuni elementi di informazione per determinati contatti, lasciare vuota la cella. Ricordatevi di usare le abbreviazioni di stato a due lettere che l'ufficio postale richiede.

6 Formattare il testo nella colonna Codice postale a fare tutti i codici di avviamento postale lo stesso aspetto. Evidenziare tutto il testo nella colonna, ad eccezione della colonna. Pulsante destro del mouse sulle celle evidenziate e selezionate "Formato celle". Fare clic sulla scheda "Numero", e quindi fare clic su "Speciale" nella casella "Categoria". Clicca su "CAP" o "CAP + 4" nella casella "Tipo". Fai clic su "OK". Questo renderà tutti i codici di avviamento postale lo stesso aspetto.

7 Formattare il testo nella colonna Numero di telefono in modo che tutti i numeri di telefono nella colonna hanno lo stesso aspetto. Evidenziare il testo nella colonna numero di telefono, ad eccezione della colonna. Pulsante destro del mouse su di esso e selezionare "Formato celle". Nella scheda "Numero", selezionare "speciale" dalla casella "Categoria". Clicca su "Numero di telefono" nella casella "Tipo". Fai clic su "OK".