Le grandi aziende private e industrie del settore pubblico spesso acquistano molte licenze software per installare legalmente il software su centinaia, se non migliaia, di computer. Tuttavia, non è raro trovare che il software è stato installato al di là della indennità di licenza. Con il crescente numero di verifiche di conformità delle licenze e le multe di grandi dimensioni che possono essere imposti per essere fuori di conformità, è estremamente importante che le aziende hanno politiche in atto per gestire le loro licenze software.

istruzione

1 Stabilire le procedure per la registrazione, l'acquisto e l'installazione di software. Hanno tutte le richieste di acquisto passano attraverso una posizione centrale, in modo che non ci sono registri dettagliati su ciò che il software è stato acquistato e da chi.

2 Assicurarsi che voi o il vostro reparto IT conosce i confini delle licenze di ogni pacchetto software. Aderire a questi limiti per l'installazione su più computer e, se possibile, hanno un dipendente partecipare ad un workshop sulla gestione delle licenze software.

3 Limitare il numero di persone ammesse per installare il software e nominare una persona specifica per gestire l'inventario di installazione. Quella persona deve tenere un registro di software con tutte le informazioni di prodotto, tra cui: editore, la versione, la prova della data di acquisto e, nomi degli utenti e dei numeri di serie dei loro computer, così come il numero di serie del software.

4 Istituire una politica di utilizzo del software affrontare le circostanze in cui i dipendenti possono utilizzare il software per il quale sono stati acquistati i titoli. La vostra politica dovrebbe prendere una posizione sul software scaricato pure. Una verifica del software è abbastanza difficile senza dover rete tirato giù da un virus mascherato da libero, software senza licenza.

5 Chiedi ai dipendenti di firmare un documento che attesta la capiscono le conseguenze della violazione dei criteri di utilizzo del software e di installazione. Si consiglia di includere una spiegazione delle implicazioni finanziarie di pirateria e uso improprio di licenze.

6 software di inventario regolarmente. Tenere traccia di quale computer è in esecuzione che software, con quale frequenza e in quali licenza. La cosa più importante da sapere è se un particolare pacchetto software è installato oltre la sua capacità di licenza.

7 Approfitta del software di inventario automatico che è disponibile in commercio per aiutare a mantenere i record di inventari precedenti.

Consigli e avvertenze

• Assicurati di ricerca i limiti di qualsiasi software di gestione disponibili in commercio prima di effettuare un investimento. Verificare se si ha permesso di presentare come prova se si dovesse essere coinvolto in un controllo del software.
• Anche se la vostra azienda può ancora essere ritenuta responsabile per l'uso improprio, verificare con un avvocato circa la legittimità del possesso di un dipendente in parte responsabile del rimborso l'azienda se ha installato il software illegalmente.
• Una pesante multa può essere riscossa per ogni macchina su cui è installato illegalmente software.