organizzazioni senza scopo di lucro che accettano donazioni da donatori privati ​​o anche fondazioni private dovrebbero creare una banca dati dei donatori. Utilizzando un database di Microsoft Access come un database donatore è un metodo di gestione donazioni e facilitare la corrispondenza.

istruzione

Utilizzando Access come un database dei donatori

1 Visitare il sito Web Microsoft Office e scegliere modelli, Industria Categorie e non-profit. C'è un'opzione per il database contributi di beneficenza. Scegliere l'opzione e cliccare su download. Leggere l'accordo di utente come richiesto e scegliere di accettare, quindi scegliere Salva.

2 Aprire il file in WinZip o un programma di decompressione simile per estrarre i file, quindi individuare la cartella in cui vengono salvati i file e fare doppio clic per aprire il modello. Rinominare il modello di accesso alla banca dati dei donatori o qualsiasi nome si sceglie.

3 Quando si apre il database dei donatori, dedicare qualche minuto per familiarizzare con le opzioni. Le aree principali inclusi saranno campagne, collaboratori, donazioni, i dipendenti, gli eventi e le attività. A differenza di alcune delle versioni precedenti di Microsoft Access donazioni, non vi è limitata quantità di lavoro da parte vostra per creare il database come il modello è stato aggiornato.

4 Vai a campagne e personalizzare la pagina e digitare qualsiasi campagne che si ha attualmente. Inserire le informazioni finanziarie dei contributi fino ad oggi. Ci sarà un istogramma che rappresenta la raccolta di fondi obiettivi, campagne ed eventi. Questo vi aiuterà a tenere traccia l'importo totale versi la somma raccolta.

5 Traccia eventi e li entrare dando loro nomi. Se essi sono associati ad una specifica campagna, si avrà la possibilità di inserire il nome della campagna in questo modulo. Gli eventi sono anche in grado di essere tenuto come indipendente se non vuole andare verso uno specifico progetto.

6 Abbassare i dettagli della campagna e andare a riferire donazioni accedere a tutti i donazioni private o sovvenzioni che sono verso una specifica campagna o scopo. Digitare il nome del donatore in Access e qualsiasi impegno promesso o importo pagato. È anche possibile inserire una categoria per il donatore, come ad esempio un ente di beneficenza, genitore, individuale o di alunno. Questo può aiutare a risolvere i collaboratori per creare report di database.

7 Vai a collegamenti rapidi e quindi dipendenti. Clicca su aggiungi nuovo collaboratore; poi mettere i compiti in attesa di ogni individuo. Qualsiasi dipendente che avrà accesso ai database dovrebbe avere il suo nome inserito nel database. L'area avrà la possibilità di avere il titolo del compito, che ha il compito viene assegnato, lo stato del progetto e la data di scadenza. Questo può aiutare a controllare e gestire i dipendenti con facilità.

Consigli e avvertenze

• Torna il donatore database di Microsoft Access fino ad un server sicuro e off-site del sistema per aiutare a mantenere i record della vostra organizzazione al sicuro.
• Chiedi sempre se si può avere una demo del prodotto o di avere un processo per una banca dati dei donatori prima di acquistare per assicurarsi di avere tutte le caratteristiche che l'organizzazione avrà bisogno.
• Se si desidera aggiungere un pulsante di casa su ogni pagina, questo può aiutare a navigare tornare alla pagina principale di mantenere le schede aperte al minimo.
• Vi è una sezione di aiuto modello su Microsoft, ma essere consapevoli del fatto che il programma, spesso manca il supporto tecnico e che non ci sono corsi per imparare come funziona il sistema.