Relazione automazione consente di risparmiare tempo e denaro agli utenti. Generazione di rapporti automaticamente gli utenti possono utilizzare le risorse di sistema, e la creazione di nuovi report su richiesta prende tempo e l'energia che viene spesso utilizzato meglio altrove. generazione automatica di report non è sempre il miglior modo di agire. Alcuni controlli semplici possono impedire l'automazione relazione crescente inefficienza.

istruzione

Non reinventare la ruota

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Commenta nuove richieste di report con gli utenti per scoprire se questa nuova relazione sostituisce un rapporto esistente. Se è così, o eliminare il vecchio rapporto o modificarlo per i nuovi parametri.

2 Verificare che gli utenti del rapporto chiedono con un elenco di report esistenti. Assicurarsi che non esiste già prima di creare esso. Automatizzare la ridondanza non è efficiente. Secondo Timothy Ferriss di "The Four Hour Work Week", eliminare prima di automatizzare.

3 Creazione di report che possono essere personalizzati dagli utenti per la loro gamma data desiderata. Questo impedisce nuovi rapporti aventi da creare per ciascun periodo di tempo, permettendo il riutilizzo degli stessi nel tempo.

Giustificare e Semplificare

4 Avere nuove richieste di report utente recensiti dalla loro gestione. I dati potrebbero già essere formattati o analizzati da qualcun altro nella loro squadra. Una revisione gestionale può dirigere la persona a risorse di casa invece di creare un nuovo report utilizzando le risorse IT.

5 Richiedi una analisi costi-benefici di ogni richiesta di report. Qualcuno potrebbe essere chiedendo un rapporto che li salva una o due ore a settimana, ma richiede decine di ore di tempo di sviluppo per creare.

6 Cattura tutta la creazione di report nella documentazione requisiti applicativi software. Quindi includere il codice per report personalizzati nella libreria di codice software applicativo. Questo permetterà rapporti da creare automaticamente in future versioni del software invece di dover essere ricreate manualmente con ogni versione del software.

Riutilizzare, ridurre, e rapporti Riciclare

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Review report per potenziale pensione. Contattare i creatori di molto vecchi rapporti di scoprire se è ancora in uso ogni rapporto.

8 La ricerca la domanda di tutti i rapporti esistenti su base periodica. Se non è stato eseguito per un lungo periodo di tempo, di contattare gli ultimi utenti della relazione e chiedere se può essere eliminato.

9 Comprende un esame delle segnalazioni degli utenti personalizzati quando qualcuno lascia l'azienda. Hanno rivedere i loro manager o team leader report personalizzati dell'utente defunti. Se un rapporto è ancora necessaria dal team, renderlo accessibile a tutti gli utenti. Se il rapporto non viene utilizzato da chiunque altro, eliminarlo. Questo consentirà di evitare rapporti critici personalizzati vengano cancellati insieme con l'account utente e quindi ricreato da lo sviluppo di applicazioni.

Consigli e avvertenze

• Utilizzare moduli di richiesta report standard in combinazione con il software di help desk ticketing per catturare tutte le nuove richieste di rapporti. Questo crea un metodo di richiesta standardizzato, crea automaticamente un registro di tutte le richieste, e impedisce la creazione di report e le richieste di modifica di essere persa con meno canali di comunicazione diretta.
• Non eliminare i rapporti semplicemente perché la loro fonte di dati è andato. Traccia di importazione dei dati e di interfaccia di esportazione modifiche. Report utilizzati per tenere traccia delle importazioni ed esportazioni di dati dovrebbero essere modificate le interfacce software sono cambiate. Quando le fonti di dati sono in pensione, in modo da dovrebbero rapporti che sono stati utilizzati per tenere traccia di loro.