Come combinare due Excel fogli di calcolo in un database di Access 2007

July 7

Come combinare due Excel fogli di calcolo in un database di Access 2007


Microsoft Excel e Access sono intercambiabili. Se ci sono dati in Excel che deve essere in Access, l'utente può riutilizzare le informazioni in Excel e non ha bisogno di riscrivere i dati. Ciò consente di risparmiare tempo e di ridurre al minimo i potenziali errori di trascrizione. Allo stesso modo, fogli di calcolo Excel possono essere importati in Access.

istruzione

1 Aprire il database che i due fogli di calcolo Excel verranno importati in.

2 Fare clic sulla scheda "Dati esterni" e quindi fare clic sull'opzione "Excel".

3 Passare alla cartella di lavoro di Excel che contiene i fogli di calcolo da importare; cliccare su "Sfoglia" accanto alla casella "Nome file".

4 Selezionare il file da importare dalla finestra di dialogo "Apri file". Premere il tasto "Apri".

5 Premere il tasto "OK" nella "Carica dati esterni - Excel Spreadsheet" finestra di dialogo.

6 Fai clic su "Sheet1" nel "guidata Foglio di calcolo." Fai clic su "Avanti". Se il foglio di calcolo sono stati nominati in Excel, il titolo di esso non sarebbe "Sheet1", ma il nome del foglio. In questo caso, il foglio di calcolo non è stato nominato; quindi, è intitolato "Sheet1". "Sheet1" è il nome di default dato a fogli di calcolo Excel.

7 Selezionare la casella accanto a "prima riga colonna voci" se le prime file dei dati sono intestazioni delle colonne. Se ci sono intestazioni di colonna, questi sono gli stessi che verranno utilizzati in Access. Le intestazioni delle colonne possono essere modificati in seguito.

8 Decidere come sarà trattata ciascuna colonna di dati. Per il primo campo, se i dati saranno solo testo, selezionare "Testo" nel campo "Tipo di dati". Se i dati non saranno testo, fare clic sulla freccia in giù accanto al campo "Tipo di dati" e scegliere. Se saranno duplicati i dati nella colonna, selezionare "Sì (duplicati)" nel campo "indicizzato". Se questo campo non sarà importata, selezionare la casella accanto "Non importare campo (Skip)." Fare clic sulla prossima colonna di dati e quindi ripetere i passaggi precedenti. Fai clic su "Avanti". Se vi è una combinazione di numeri e testo nel campo, selezionare l'opzione "Testo" tipo di dati. Questo consentirà di evitare eventuali errori quando il foglio di calcolo viene importato.

9 Fare clic sul pulsante accanto a "scegliere il mio Chiave primaria." Il campo chiave primaria sarà identificare in modo univoco ogni record nella tabella. Ad esempio, se il campo è il numero di conto del cliente, ogni elemento della tabella conterrà il numero di conto del cliente e ciascun numero sarà diverso. Fai clic su "Avanti". Se lo si desidera, assegnare un nome al tavolo. Fai clic su "Fine".

10 Assegnare un nome al tavolo nel campo "Importa alla tavola". Una volta che il tavolo è chiamato, fare clic sul pulsante "Fine". Per salvare le fasi di importazione, fare clic sulla casella di controllo accanto "Salvare Importare passi" e quindi fare clic su Chiudi.

11 Fare clic sulla scheda "dati esterni" e quindi su "Excel". Nella "dati esterni - Excel Spreadsheet" finestra di dialogo, passare al foglio di calcolo l'utente appena importato e fare clic su "Apri". Selezionare il pulsante "Aggiungi una copia dei record alla tabella". In quello stesso campo, selezionare la tabella che i record saranno aggiunti; premere la freccia verso il basso accanto al campo. I nuovi record da aggiungere verranno aggiunti alla tabella l'utente appena creato. Fai clic su "OK".

12 Selezionare il successivo foglio di calcolo nella cartella di lavoro dalla casella campo "Mostra fogli di lavoro". Fai clic su "Avanti". Rivedere le intestazioni delle colonne per assicurare che siano accurate; clic su "Avanti" e poi su "Fine" e l'informazione verrà aggiunto alla tabella selezionata.

Consigli e avvertenze

  • Dopo che i dati è stato aggiunto alla tabella esistente, aprirlo per visualizzare i dati per assicurare che ha aggiunto correttamente. Se i fogli non contengono gli stessi dati, importare ogni foglio di calcolo come una tabella separata; ripetere i passaggi da 1 a 9.
  • Quando il nuovo campo viene aggiunto alla tabella esistente, assicurare che il tipo di dati è la stessa. Ad esempio, se i dati attualmente presenti nel conto del cliente campo del numero è un numero, verificare i nuovi dati aggiunti al campo è anche un numero. Se è il testo, viene creato un messaggio di errore ei dati non sarà aggiunto alla tabella. Invece, un altro tavolo verrà creata che mostra le voci che non sono stati aggiunti alla tabella esistente.