April 9
Un archivio elettronico è organizzato nello stesso modo come un archivio fisico. Un armadio fisico utilizza cartelle sospese e le cartelle manila per archiviare documenti cartacei. In un quadro elettrico, non ci sono file fisici e le registrazioni sono memorizzati in cartelle e sottocartelle.
Il computer organizza i file utilizzando le directory. Una directory è un qualificatore di alto livello che permette di organizzare la cartella elettronica sotto l'unità di sistema. All'interno di ognuna delle directory, è possibile inserire i file. Un nome di file può utilizzare fino a 255 caratteri. Il modo migliore per organizzare le directory è quello di pensare a quali categorie che ti serve e poi costruire le sottocartelle sotto ognuna delle directory. È possibile utilizzare parole chiave per nominare le cartelle e titoli di file. Ad esempio, è possibile utilizzare Windows Explorer per selezionare l'unità "C" e quindi dalla barra degli strumenti cliccare su "File / Nuovo" e selezionare una cartella. La cartella verrà creata automaticamente sotto il disco "C" che si è selezionato in precedenza in questo processo.
Se la pianificazione, l'organizzazione e la creazione di tutte queste directory e file è troppo lavoro, è possibile acquistare un pacchetto portaoggetti. Ci sono diversi che sono specifici del settore, e la maggior parte di funzionare su piattaforme Microsoft Windows.
Si possono avere tutti i documenti acquisiti e memorizzati in un file in una directory di applicazione. Questo elenco è stato creato sotto la "C" drive sul PC utilizzando il "nuovo file / / cartella" nella barra degli strumenti. È possibile denominare questa directory digitando il nome della cartella quando si crea questa directory. È possibile aprire ognuno di questi file per visualizzarli, oppure è possibile farli stampare. È possibile utilizzare la funzione di ricerca del sistema per trovare il file utilizzando il nome del file.
È possibile scaricare un'immagine ripresa da una fotocamera digitale e memorizzare il file in una cartella elettronica.
Si possono trovare sistemi software in grado di memorizzare le immagini digitali sia da ingresso scanner o ingresso telecamera digitale.