Tirando le informazioni da un database di Access per inserire in un messaggio di posta elettronica è un processo in due fasi. In primo luogo, è necessario selezionare le informazioni dal database e di uscita in un formato trasmissibile via e-mail. Poi, i dati allega automaticamente a un messaggio di posta elettronica con qualsiasi altro contenuto desiderato e viene inviato. Più formati tra cui un foglio di calcolo, testo o una versione PDF esistono, con il tipo di PDF è il più utilitario finché l'utente non ha bisogno di manipolare i dati ricevuti.

istruzione

1 Aprire le informazioni del database di Access contenente da cui si desidera creare un messaggio e-mail. Per esempio, se si sta lavorando con un database di appartenenza ed è necessario inviare una e-mail con un promemoria dei membri di rinnovo, si potrebbe desiderare di associare dati come la data di rinnovo e la quantità insieme ad alcuni testo standard.

2 Evidenziare i dati (nella finestra del database che visualizza la tabella con le informazioni desiderate) per essere collegato con il cursore, tenendo premuto il tasto "Shift" per selezionare più di una voce.

3 Fai clic su "File" e "E-mail" dal menu in alto. Selezionare un formato di uscita dalla finestra "Invia oggetto come" che si apre. Le opzioni includono il più vecchio formato Excel

(.xls), 2007 (.xlsx) formato Excel, una cartella di lavoro di Excel binario (.xlsb), HTML, PDF, Rich Text Format (.rtf), File di testo (txt) o un XPS scelta. Avete una scelta di output "All" o la "Selezione". Dal momento che avete fatto una selezione, lasciare il pulsante che è già selezionata come è. In caso contrario, fai clic su "Tutti" per inviare l'intero contenuto della tabella. Fai clic su "OK".

4 Inserisci l'indirizzo email del destinatario o copiare e incollare dal database Access in campo "A:" campo nel software di posta elettronica che si apre. Il campo degli allegati elenca un file contenente le informazioni selezionate. Aggiungere eventuali commenti al testo del messaggio di posta elettronica e fare clic su "Invia".

Consigli e avvertenze

• Se si seleziona HTML come formato di output, si dovrà scegliere un modello HTML.
• A seconda delle impostazioni di sicurezza del destinatario di posta elettronica, potrebbero non essere in grado di accettare i file eseguibili, come quelli che terminano in ".exe". Utilizzando il formato PDF è un modo più sicuro per eseguire questa operazione. Tuttavia, si può ottenere un avvertimento che una o più colonne sono troppo larghi per il formato, nel qual caso si dovrà armeggiare con il database.