Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione dei documenti?

April 14

Le aziende nell'era moderna generano masse di documenti, contenuti e altre informazioni su supporto cartaceo che deve essere classificata, sintetizzata e gestita. sistemi di gestione dei documenti che comprendono strumenti, le tecnologie e le applicazioni vengono utilizzate per acquisire, memorizzare, gestire, conservare e distribuire contenuti per segmenti di utenza e la forza lavoro prolungato in un'organizzazione. I documenti elettronici creati e generati possono essere utilizzati per vari scopi. Ci sono molti vantaggi di investire in un sistema di gestione dei documenti.

Elimina i problemi di archiviazione

Recupero e l'accesso ai dati aziendali chiave, record dei clienti, finanziari e contabili informazioni sono fondamentali per eseguire le operazioni di business giorno per giorno per qualsiasi organizzazione. Tale file, contenuti e informazioni in formato di documento dovrebbero essere disponibili su richiesta. Un sistema documento ben gestita elimina i problemi di archiviazione ingombranti ed i processi ingombranti associati ai sistemi di archiviazione manuali o metodi non-elettronici di conservazione della carta e dei documenti. Un sistema di gestione dei documenti garantisce documenti elettronici e file si trovano in cartelle che possono essere recuperati e accedere rapidamente a seconda delle necessità.

Più veloce recupero e Ricerca

Un sistema di gestione dei documenti memorizzati in modo sistematico e archivi documenti, immagini e altri file scansionato. Categorizzazioni e altre forme di classificazione consentono di archiviare i documenti in diversi modi in un DMS. Questi file possono essere recuperati con il testo completo funzionalità di ricerca query. L'utilizzo di qualsiasi parola o combinazione di parole, gli utenti possono cercare e individuare tutti i documenti in qualsiasi momento ed effettuare grandi cambiamenti come per esigenze di lavoro. Meno tempo è trascorso dal personale nella ricerca di documenti o il tentativo di trovare le versioni attuali.

Senza soluzione di continuità Condivisione delle informazioni

I dipendenti ei lavoratori hanno bisogno di condividere le informazioni con regolarità durante l'esecuzione di vari compiti e funzioni. Con un DMS in atto, file elettronici, documenti cartacei digitalizzati e le immagini, i file PDF sono facilmente accessibili attraverso intranet aziendali, Internet e le grandi reti, e vi è un migliore flusso di informazioni tra tutte le gerarchie dell'organizzazione. I file possono essere stampati da qualsiasi computer o una stampante e possono essere distribuiti attraverso DVD o CD. Collaboratori possono condividere le informazioni e collaborare su progetti e compiti specifici. revisori multipli, responsabili dell'approvazione e decision maker possono accedere ai file e documenti revisione più veloci.

immagazzinamento ridotto

immagazzinamento ridotto è uno dei più grandi vantaggi di investire in un sistema di gestione dei documenti. Le grandi imprese, piccole e medie imprese, organizzazione non-profit e start-up tutti guardano a consolidare e ottimizzare le aree operative di business per risparmiare l'affitto e di proprietà costi commerciali. Industria e la conformità alle normative e regolamenti ha reso necessaria la conservazione e l'archiviazione di grandi quantità di dati e di informazioni sui documenti generati. Il mantenimento di record e le masse di cartelle di documenti cartacei ostacolerà il lavoro per i dipendenti, il personale e gli altri lavoratori in ambienti di spazio ufficio e di lavoro limitati. Un sistema di gestione documentale integrato riduce la quantità di zona uffici primaria necessaria per il mantenimento di registri cartacei.

Business continuity

Le aziende hanno sempre fare i conti con rischi e incertezze e altri scenari di disastro. interruzioni improvvise o incidenti possono influire le operazioni di business e distruggere informazioni critiche e le risorse digitali in loco. documenti cartacei sono vulnerabili al fuoco, atti vandalici, inondazioni, furti e altri pericoli connessi con le calamità naturali e generalmente costosi da mantenere. Un DMS agisce come una soluzione nei pressi di fail-safe disaster recovery e centrale esegue il backup di documenti e registri cartacei per l'archiviazione off-site. Questi archivi possono essere conservati e restaurati i documenti in caso di interruzione dispersi o un disastro e garantire la business continuity.


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