Insieme a pagare i dipendenti per i servizi resi e ritenute fiscali applicabili, datori di lavoro devono anche tenere traccia del tempo dei dipendenti. Indipendentemente dalle dimensioni della società, il datore di lavoro deve stabilire un sistema di cronometraggio, secondo il Dipartimento del Lavoro; il tipo di sistema è al datore di lavoro ed è ammesso purché siano accurate e complete. Se il vostro libro paga è relativamente piccolo, utilizzando Microsoft Excel è uno dei modi migliori per mantenere i dati del libro paga per voi ei vostri lavoratori.

istruzione

1 Aprire un nuovo foglio di calcolo in Microsoft Excel. Assicurarsi che si progetta la cartella di lavoro in modo da riflettere i dati del libro paga per l'intero anno. All'inizio di ogni anno, creare un nuovo foglio di calcolo.

Creare intestazioni per le colonne. Le colonne più importanti per il libro paga tenuta di registri sono il nome dei dipendenti, pagare periodo di data di fine, ore normali, ore di straordinario, ritenute di legge, quali tasse e sostegno ai figli, detrazioni volontarie come benefici per la salute e 401k contributi, retribuzione lorda e retribuzione netta.

2 Inserire le informazioni del libro paga per ogni voce. Si dovrebbe essere finito con l'elaborazione del libro paga, almeno due giorni prima di ogni scadenza di pagamento. Dopo l'elaborazione del libro paga, inserire i dati del libro paga da entrambi i rapporti del libro paga o la busta paga reale, sotto il titolo del foglio di calcolo appropriate.

3 Creare formule per ogni colonna. Assicurarsi che ogni colonna ha un totale, che dovrebbe riflettersi dopo aver inserito la formula e le informazioni periodo di paga. Immettere la formula per la colonna nella barra della formula. Per esempio, se la voce "retribuzione netta" cade sotto la colonna P e comprende le righe da 2 a 15, la vostra barra della formula dovrebbe riflettere = SUM (P2: P15).

4 Elaborare un foglio di calcolo per motivi personale. Per risparmiare da dover accedere ai record personale cartaceo o di dover accedere al sistema del libro paga, creare una cartella di lavoro solo per questo scopo. I titoli dei fogli di calcolo possono includere nome del dipendente, il numero ID e il reparto (se applicabile), compleanno, numero di previdenza sociale, indirizzo e numero di telefono.

Consigli e avvertenze

• Si può avere il sistema di calcolo delle tasse totali trattenute se si utilizza Microsoft Excel 2007. Invio "Payroll" nella casella "Search di Microsoft Office Online per un modello" casella di testo per accedere al modello Payroll Calculator. Inserire i dati rilevanti, quali nome del dipendente, paga oraria, regime fiscale e le percentuali di imposta e deduzioni di assicurazione. Sulla base delle informazioni inserite, il sistema calcolerà le tasse totali trattenute.