E-mail sta prendendo più spazio e tempo nella vita di tutti, sia che si tratti della vita di lavoro o la vita a casa. Organizzare la quantità di massa di messaggi di posta elettronica ricevuti può essere piuttosto un compito arduo. Se si dispone di Exchange come server di posta elettronica di back-end, è possibile usufruire delle regole del server di Exchange per aiutare a organizzare le e-mail.

Spostare i messaggi in una cartella

Questa regola si sposta automaticamente i messaggi al momento della ricezione di una cartella da la posta in base a chi è stato inviato, o se ci sono parole specifiche nella riga dell'oggetto del messaggio. Altri criteri che è possibile utilizzare per spostare i messaggi includono flag impostati sul messaggio, l'importanza del messaggio e se il messaggio ha un allegato o no.

Spostare automaticamente i messaggi in una cartella schiarisce disordine nella vostra in-box. Si ordina i messaggi che possono essere meno importante, può essere letto più tardi o semplicemente devono essere archiviati. Ciò è particolarmente vero per i messaggi che non può avere bisogno di essere letto, ma devono essere tenuti per prove o per essere in grado di fare riferimento a più tardi.

Flag un messaggio

Contrassegnare un messaggio porrà promemoria su di esso per eseguire una sorta di azione di follow-up relativa al messaggio. È possibile impostare l'azione da eseguire da un elenco a discesa o digitare il proprio intervento.

Azioni comuni di messaggi contrassegnati sono di follow-up, a leggere, a chiamata o di rivedere. I messaggi contrassegnati aiuta a sistemare quali messaggi richiedono un intervento. Se la vostra in-box è inondato, messaggi naviglio nei leggere si aprirà un promemoria, una volta che l'azione è dovuto.

Eliminare un messaggio

L'impostazione di una regola per eliminare un messaggio si sposta un messaggio dal tuo in-box per cartella Posta eliminata automaticamente al momento della ricezione. Se si specifica l'eliminazione permanente, la regola bypassare la cartella Posta eliminata e non sarà in grado di ripristinare i messaggi eliminati.

Eliminazione di messaggi è utile se si riceve spam o avvisi per il vostro in-box che non hanno bisogno di essere letto. È possibile impostare la regola da eliminare in base a chi invia il messaggio o ciò che è nel soggetto del messaggio, tra gli altri criteri.