Linee guida sistema di gestione documentale

May 7

Linee guida sistema di gestione documentale


sistemi di gestione dei documenti consentono alle organizzazioni di logico ed efficiente organizzare i documenti, sia fisica che digitale. Di conseguenza, un sistema efficace deve soddisfare tutti i diversi tipi di documenti.

Attività

Definire quali sono le attività l'organizzazione ha e come essi vengono utilizzati. Questo aiuta ad assicurare che il sistema di gestione dei documenti selezionato soddisferà le vostre esigenze.

formati

Assicurarsi che i formati di documenti, sia fisici che digitali, sono supportati da un sistema di gestione dei documenti si sta cercando di implementare.

Conversione

Linee guida sistema di gestione documentale

Durante la conversione di file, tenere la tecnologia futuro in mente da consentire l'accessibilità documento lungo la strada.

Convertire formati di documenti, se necessario. Ad esempio, il sistema di gestione dei documenti può richiedere tutti i documenti digitali memorizzati come file PDF (Portable Document Format).

Accesso

Creare un processo che lo rende facile accedere ai documenti gestite. Un'interfaccia popolare per i sistemi sta usando il web per accedere alle informazioni del documento.

Processi e Procedure

Piano non soltanto per l'attuazione di un sistema di gestione dei documenti, ma come nuovi documenti sono in ingresso e mantenuto. Un sistema di gestione dei documenti rimane utile solo se ha i documenti aggiunti a seconda delle necessità.


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