Quali sono gli elementi di documento di controllo?

December 26

Quali sono gli elementi di documento di controllo?


controllo dei documenti va di pari passo con la creazione di tecnologia e la consegna. Quando un ingegnere, scienziato o designer inizia a lavorare su un miglioramento di innovazione o di un prodotto, che documenta il processo dall'inizio alla fine è essenziale per il progetto, e quando lo sviluppo coinvolge un gruppo di persone, è particolarmente importante per tenere traccia delle modifiche e mantenere una storia di lavoro eseguita. All'inizio di ogni nuovo programma, la documentazione inizia il processo delineando un piano, e dall'inizio alla fine, il controllo dei documenti assicura che il piano diventa realtà e che eventuali guasti o difetti sono rintracciabili. Utilizzando un sistema di controllo mantiene i membri del team responsabili e clienti informati.

Creazione

Quando un nuovo prodotto o di un aggiornamento di un prodotto esistente si fa strada in un piano di progetto, un nuovo documento è nato. Ogni sviluppo o l'iterazione avranno un documento o di una serie di documenti relativi sue specifiche, time-line per il rilascio e il design. All'interno di un sistema di controllo dei documenti, un responsabile tecnico può essere responsabile per la creazione di nuovi documenti. Designazione di una sola fonte o asset manager per originare nuova documentazione evita ingombrare uno strumento di database o di gestione dei contenuti con titoli duplicati e file. Spesso nulla osta di sicurezza determina chi può creare e manipolare file pure.

La modifica

Dopo un pezzo di contenuto viene inserito in un sistema, un manager determina che avrà un ruolo nella creazione e revisione del documento, e un amministratore può assegnare ruoli. Questi ruoli sono in realtà i permessi per visualizzare, check-out e rivedere la documentazione. Un individuo può avere diritti di modifica su alcuni diritti e solo la visualizzazione su altri in tutto il ciclo di vita della creazione del documento. Una fonte di enorme aggravamento a lavorare con i documenti sta rintracciando le versioni in cui molti individui stanno aggiungendo gli ingressi e le revisioni. La gestione dei documenti è una cosa, ma il controllo documento sottolinea la necessità di mettere i controlli su chi gestisce i documenti e quando e come li gestiscono.

Catturare

Quando vengono apportate modifiche a un documento e approvati, sia attraverso scrutini delle recensioni dei contenuti o dei clienti nei confronti di un contratto, il documento versione ha bisogno di essere catturato, o registrato e congelato da ulteriori modifiche. Nel controllo del documento, questo può significare l'assegnazione di un numero di versione, come revisione A o Versione 2.1. Una volta che un documento è finalizzato e firmato fuori attraverso un processo di approvazione, che viene catturato nel sistema a quella versione e il completamento data precisa, e non più cambiamenti può essere fatto fino a quando, per esempio, si passa da Revisione A a B o versione 2.1 per 2.2. Se un processo di revisione avviato, il ciclo dal piano per la creazione di editing e cattura ricomincia.

Conservazione

Un processo di controllo documento si conclude con la distribuzione e lo stoccaggio o talvolta semplicemente di stoccaggio. Se la documentazione è parte di consegnare un pezzo di software, dati o hardware a un cliente, dopo la consegna formale è completa, è di vitale importanza per conservare una versione modificabile e una versione di blocco del esatto, revisione finale in formato elettronico, in formato cartaceo, o entrambi. I documenti vengono controllati in un sistema di gestione e bloccati, con la possibilità di controllare una iterazione finale, se è necessaria una nuova revisione. Spesso le questioni tecnologiche e fallimenti richiedono un esame della documentazione originale sviluppato a fianco del prodotto, in modo ditta controlli dati e documenti stabiliscono un percorso per la risoluzione dei problemi.