February 16
Gestione dei documenti può essere impegnativo. Questo perché i documenti possono perdersi o rubato. Un'altra sfida un'organizzazione può affrontare è quando non è sicuro se i dipendenti stanno utilizzando la versione più recente di un documento. Ad esempio, un dipendente potrebbe essere necessario installare il software per un cliente. Anche se l'organizzazione può avere un documento esistente che contiene le istruzioni, il gestore non è sicuro se è la versione più up-to-date. Se le istruzioni non funzionano, l'azienda può perdere il business del cliente. Utilizzando uno strumento di sistema di gestione dei documenti eliminerà questo problema perché semplifica non solo tutti i documenti, che dispone di funzionalità di controllo delle versioni dei documenti.
Documento Locator è un'applicazione enterprise che consente alle aziende di raccogliere, gestire, collaborare e proteggere le informazioni. Questo sistema di gestione dei documenti è progettato per funzionare con le piccole, medie e grandi imprese. Documento Locator centralizza tutti i documenti dell'organizzazione, tra cui catturare messaggi e-mail, disegni tecnici e immagini. Questa applicazione dispone di una funzione di controllo versione, che assegnerà il numero dell'ultima versione. Inoltre, questa funzione tiene traccia di tutti i cambiamenti che avvengono. Ciò è particolarmente importante ai fini della revisione contabile. Documento Locator si integra con le applicazioni Microsoft Office, AutoCAD e altri software.
Alfresco Document Manager registra anche, collabora e memorizza le informazioni. Una delle caratteristiche che questa applicazione ha è il check-in / out funzione. Ciò significa che solo una persona può modificare il documento alla volta. L'applicazione dispone anche di controllo della versione, che tiene traccia di documenti che i dipendenti si sono modificati. Alfresco Document Management si integra con Microsoft Office e altri portali aziendali. Di conseguenza, i dipendenti possono accedere ai file contenuti all'interno di Office.
Intelex Documento di controllo centralizza tutti i documenti e registrazioni dell'organizzazione tramite un portale basato su web. Di conseguenza, ogni socio in affari e dipendenti possono accedere a questo sistema di gestione dei documenti. Documento di controllo ha una funzione di monitoraggio documento. Questo tiene traccia di chi ha scritto o modificato il documento, la data che è successo, e dove ha avuto luogo. L'organizzazione può trarre vantaggio da funzionalità di sicurezza dell'applicazione. Ciò consente al gestore di impostare diritti di sicurezza, in cui gruppi, individui o reparti possono accedere solo i documenti che si riferiscono a loro. Documento di controllo è conforme agli standard di controllo dei documenti, come ad esempio International Organization for Standardization (ISO) 15489, ISO 9001: 2000, ISO 14001 e OHSAS 18001. Documento di controllo supporta applicazioni come Visio, MS Office, AutoCAD e Adobe Acrobat.