Dopo aver utilizzato e-mail per un po ', i messaggi possono tendono ad accumularsi letto. La cassetta postale può essere ingombra con lo spam, scherzi inoltrate vecchi e richieste di informazioni che hai già risposto. Tali messaggi possono rendere difficile per voi a vedere ciò che è attualmente importante o addirittura urgente. Utilizzando e-mail consente di risparmiare tempo rispetto all'utilizzo di posta ordinaria, fax o segreteria telefonica, ma dover guadare attraverso una casella di posta ingombra può essere una vera perdita di tempo. È possibile organizzare la vostra casella di posta ed elaborare la posta in arrivo in modo più efficiente per contribuire a ridurre l'ingombro.

istruzione

1 Utilizza i filtri anti-spam, se non sono già attivati, per filtrare la posta indesiderata. È possibile impostarlo in modo che la posta elettronica che sembra spam andrà in una cartella di spam, che è possibile controllare periodicamente per assicurarsi che i messaggi legittimi non sono stati scategorizzato. Controllare le impostazioni delle preferenze della tua applicazione e-mail e aiutare funzione di assistenza per l'impostazione dei filtri anti-spam. Alcuni programmi permettono di clic su un pezzo di posta in arrivo ed etichettarlo come spam, per contribuire a filtrare i messaggi simili in futuro. Il tuo indirizzo email sul posto di lavoro può essere impostato per filtrare lo spam da parte del dipartimento di tecnologia dell'informazione, senza impostazioni per la regolazione da soli.

2 Clicca su messaggi in arrivo e applicare etichette a loro per designarli con categorie come urgente, legati al lavoro, scadenza e personale. I messaggi saranno evidenziati con colori diversi, in modo da vedere a colpo d'occhio quelli importanti che richiedono la prima azione e quelle che possono aspettare fino a tardi nel corso della giornata o della settimana per la risposta.

3 Dopo si risponde ad un messaggio e si è fatto con il tema, come ad esempio rispondere ad una sola domanda dal vostro capo o un collega, spostare l'e-mail in una cartella che è possibile denominare qualcosa come "finito" o "Finito questo mese." Se si ottiene un sacco di email da certe persone su base regolare, è possibile creare cartelle per ogni persona e inserire i messaggi non ci si finisce con loro. Quando si inizia a lavorare su un nuovo progetto, creare una cartella speciale per memorizzare tutte le email che lo riguardano, invece di lasciarli ingombrare la vostra casella di posta.

4 Impostare le regole di posta in arrivo, utilizzando le impostazioni delle preferenze, per spostare automaticamente i messaggi che si inseriscono alcuni modelli in cartelle per aiutare a organizzare il vostro lavoro. Ad esempio, tutti i messaggi che hanno il nome di un determinato prodotto nella riga dell'oggetto, come ad esempio "tubo da giardino," possono andare in una cartella creata dall'utente e chiamata "Giardinaggio Forniture". È possibile anche avere cartelle per la posta inviata dal tuo capo e amici. Al mattino, è possibile fare clic rapidamente sulla cartella "Boss" per visualizzare gli ultimi messaggi, e durante la pausa caffè, è possibile sfogliare le ultime notizie dai tuoi amici nella cartella "Personale".

5 Passare attraverso la vostra casella di posta periodicamente ed eliminare i messaggi che non sono più utili per mantenere, come ad esempio un invito a un pranzo potluck che ha avuto luogo un mese fa o di un promemoria per partecipare a una riunione che da allora è stato annullato. A seconda del programma, si potrebbe desiderare di potare tua casella di posta una volta al giorno o settimana o mese. Mentre ci vorrà un po 'di tempo per passare attraverso e cancellare i messaggi non necessari, si può in ultima analisi, di risparmiare tempo che si sarebbe altrimenti spendere guadare attraverso il disordine per trovare la posta importante.