November 8
Con l'avvento di Internet creando maggiore interconnessione tra imprese e dipendenti remoti, è possibile per i lavoratori di completare le assegnazioni da casa o su computer minimamente attrezzati in ufficio. Durante la ricerca di un sistema per mantenere i tuoi documenti online e aumentare la produttività, è essenziale studiare i fattori importanti e le differenze tra i servizi disponibili.
Anche se il sistema documentale è web-based, si può richiedere un'applicazione locale per l'esecuzione sul computer. Assicurarsi che l'applicazione è compatibile con il sistema, come alcuni funzionano solo per Windows, Mac o Linux, ma non tutti e tre. Verificare inoltre il sistema on-line è compatibile con il browser. Alcuni siti web sono visti meglio su alcuni browser, e l'utilizzo di un browser non supportato può comportare l'applicazione on-line non funziona correttamente.
Confrontare il livello di sicurezza, ogni servizio fornisce. Alcune aziende forniscono solo la protezione tramite password per il vostro account, mentre altri aggiungono una rete sicura. Alcuni fornitori di fare un passo ulteriore e monitorare il proprio indirizzo IP e richiedono una serie di domande per confermare la tua identità prima di login. Chiedere quali sono disponibili le opzioni di sicurezza e come influenzeranno le vostre specifiche esigenze.
Se il sistema documento è destinato per l'archiviazione dei file, controllare la politica aziendale per il caso di interruzione di server e chiusura del sistema. Un'interruzione server è un problema per l'azienda ospitante, ma impedisce anche l'accesso al servizio che si sta pagando. Se l'azienda dovesse chiudere, sarebbe di avere un periodo di grazia per accedere a file o un sistema secondario potrebbero essere trasferite a? Una chiusura improvvisa senza queste caratteristiche può lasciare senza i vostri file.
A seconda del tipo di file che si sta utilizzando e il numero di utenti che accedono al sistema documentale, la quantità di spazio sul server e la velocità con cui è possibile accedere ai file è di primaria importanza. Scoprire se lo spazio si è in grado di utilizzare è sufficiente per l'uso. Alcuni servizi sono illimitate, mentre alcuni hanno diversi livelli di servizio a prezzi diversi. Verificare anche la velocità è abbastanza veloce per lavorare in modo efficiente, con maggiore velocità e larghezza di banda per più utenti.
Se più di una persona sarà utilizzando il sistema in una volta, scoprire se il sistema è accessibile da più computer alla volta. Alcuni sistemi supportano il salvataggio dei dati da più utenti e tenere traccia delle modifiche. Ciò consente a più utenti di modificare un documento senza un risparmio di oltre il lavoro degli altri e, in alcuni sistemi, la possibilità di salvare automaticamente più versioni, rendendo più semplice per tornare a una versione precedente del documento quando le modifiche non hanno avuto il risultato desiderato.