April 14
La gestione elettronica del documento sistemi (EDM) stanno sostituendo gli armadi vecchio stile di deposito che sono farciti con le cartelle manila e documenti. Oggi, i lavoratori in legale, medico, il governo e uffici aziendali sono la memorizzazione e il recupero dei record attraverso sistemi computerizzati. Questa conversione si traduce in metodi rispettosi dell'ambiente di storage, ridurre i costi, e più facile e veloce l'accesso per più utenti dello stesso documento.
I documenti elettronici sono il risparmio alberi in tutto il mondo. L'Associazione dei record manager e amministratori riferisce che ogni lavoratore ci consuma ogni anno 10.000 fogli di carta la copia, che è l'equivalente di 1,25 alberi a persona. carta scartata si decompone in gas metano nocivi, mentre l'industria della carta raccoglie il 42 per cento del legno industriali ogni anno, dice ARMA. copie cartacee di documenti aziendali aumentare anche il consumo di carburante, perché le aziende devono spedire i loro documenti fuori sede impianti di stoccaggio e poi recuperarli. Con la conversione di un processo EDM, le aziende possono proteggere Terra & # 039; s foreste e ridurre l'utilizzo di benzina. Più dipendenti possono lavorare dalle loro case quando possono accedere ai registri informatizzati da siti web o server protetti. Questo alto tasso di telelavoratori significa meno emissioni di traffico e dei veicoli.
registri informatizzati si traducono in risparmi sui costi per un'organizzazione. La polizia di Elk River, Minnesota, convertito in un sistema EDM, che ha salvato il reparto $ 17.000 in carta per fotocopie. Direttore Jeffrey Beahen dice che il suo equipaggio ha attraversato 2,2 tonnellate ogni anno, secondo l'articolo online "Associazione dei primati manager e amministratori:? Può RIM Save The World" Inoltre, il 5 per cento di tutti i record cartacei finiscono per essere fuori luogo, e un documento perduto costa una società di circa 250 $. E per illustrare ulteriormente i costi dei documenti cartacei rispetto record elettronici, BuyerZone.com stima che l'impiegato medio spende tra i 86 e 216 ore all'anno deposito copie cartacee dei record. Che costa una società tra $ 1.700 e $ 4300 ogni anno sulla base di un dipendente che guadagna una tariffa oraria di $ 20.
Recupero record elettronici è più facile che lavorare con copie cartacee. In un ufficio tipico, un documento cartaceo viene fotocopiato 19 volte perché più dipendenti hanno bisogno di lavorare con le stesse informazioni, dice ARMA. Ma più di un dipendente può guardare un documento elettronico allo stesso tempo. Un datore di lavoro può facilmente controllare chi può visualizzare e modificare i record computerizzati, oltre a funzionalità di sicurezza consentono un manager per vedere chi ha avuto accesso di alcuni file. Le funzioni di sicurezza come le password anche aiutare le aziende a salvaguardare contro un dipendente o un concorrente entrata scontento ottenere in file critici. Un altro vantaggio di EDM è il rapido recupero dei file durante un disastro come un furto incendi, inondazioni o in ufficio. Le copie di backup vengono memorizzati spesso fuori sede come precauzione contro una situazione di emergenza.