Il dizionario di dati è come una mappa di navigazione o codice chiave per tutti i diversi tipi di dati che potrebbero essere entrati in un determinato database. Il dizionario di dati contiene i dati relativi i dati stessi. Costruire un dizionario di dati aiuta coloro che mantenere e aggiornare il database mantenere i termini e le convenzioni di denominazione coerente. Si possono trovare utile utilizzare carta e penna per abbozzare una vaga idea delle cose che si desidera includere nel database.

istruzione

1 Aprire Microsoft Access. Individuare la barra dei menu nella parte superiore della pagina e scegliere "File". Fare clic su "Nuovo" e poi "Database vuoto." Un nuovo database vuoto si aprirà. Fare clic su "File" di nuovo e poi "Salva con nome". Digitare il nome del database nella casella "Nome file" e premere "Salva".

2 Clicca sul database vuoto sotto la prima colonna denominata "Aggiungi nuovo campo." Tipo "Nome tabella", "Nome attributo," "Contenuti", "tipo", "Format", "Gamma", "necessaria" e "PK", premendo il tasto "Tab" tra ciascuno di essi. PK sta per "chiave primaria". E 'un campo che permette al database di sapere cosa usare come un punto di ancoraggio al momento di organizzare le informazioni durante le ricerche degli utenti del database.

3 Fare clic su "File" e poi "Salva" per salvare il lavoro. Fare questo periodicamente, mentre la costruzione del dizionario dei dati.

4 Posizionare il cursore nel primo campo di "Nome tabella" e sotto di essa digitare il nome del database. Se si sta creando uno per contenere informazioni sul conto del cliente, si potrebbe chiamare "Account". Tab oltre a "Nome attributo" e digita i campi nome che si desidera. Ad esempio, utilizzare "First_Name" o "Last_Name." Gli identificatori che mettete saranno utilizzati come identificatori all'interno del software. Software in generale non consente la spaziatura tra i nomi delle variabili. I nomi che identificano appaiono "normale" per l'utente in tutte le interfacce utente grafiche. Utilizzare la freccia verso il basso sulla tastiera per elencare ogni nome di attributo.

5 Posizionare il cursore indietro nella prima riga e scheda sopra alla sezione "Contenuti". Questo è dove le informazioni riferimento andrà. Per "First_Name" si potrebbe dire qualcosa di simile a "nome del cliente." Utilizzare il tasto freccia giù sulla tastiera per inserire informazioni applicabili accanto ad ogni tratto attributo.

6 Posizionare il cursore nella prima riga e scheda sgoccioli ancora una volta alla colonna "Type". Riempire ogni tipo per ogni nome di attributo. Alcuni esempi possono essere "numero", "data", o "carattere". Ripetere questo processo per ogni colonna rimanente. esempi Format potrebbero includere "9999" o "999-99-9999" o "mm / gg / aaaa" o "9.999.999" e "99,99".

7 Impostare il campo "Range", che descriverà gli intervalli accettabili per importi o date. Potrebbe non essere necessario compilare questa colonna per ogni nome di attributo, in quanto non è applicabile a volte.

8 Riempire nella colonna "Essenziali", un semplice sì o no di campo. Se un utente è tenuto a entrare in un campo particolare, poi mettere "y" e se non mettere "n".

9 Selezionare i campi da inserire "PK" accanto a. Solo mettere "PK" accanto ai campi che il database utilizza per cercare informazioni. Se si desidera che il database da cercare per nome e cognome, per esempio, quelli sono i campi si svolge la "PK" accanto a.

10 Chiudere Microsoft Access quando si è finito.

Consigli e avvertenze

• E 'importante quando si riempie la colonna "Formato" che si usa solo un "9" per descrivere un formato numerico. Nel settore IT, è noto che una serie di numero "9" è usato come segnaposto per qualsiasi numero di raccordo formato. Si consiglia di digitare un limite di caratteri accanto ai campi di caratteri nella colonna "Type". Ad esempio, "First_Name" sarebbe "Character (30)", che indica che il primo nome di una persona sarebbe limitato a 30 caratteri di lunghezza.
• Non etichettare più di un attributo con lo stesso nome. Questo farà sì che gli errori nel database e può compromettere l'accuratezza dei dati che esso memorizza.